Even oppakken? Of toch delegeren?
Zeker, het is verleidelijk om werkzaamheden zelf op te pakken. Mensen komen immers niet voor niets bij jou voor advies of gerichte actie. Maar het resultaat is voorspelbaar als je dit gedrag consequent volhoudt. Het aantal vragen dat specifiek bij jou terecht komt wordt alleen maar groter. De werkdagen worden langer, je hoofd raakt voller en de druk neemt toe. Op de langere termijn is delegeren onontkoombaar. De regie over je werkdruk en de invulling van je agenda kun je niet neerleggen bij anderen. Immers zij hebben geen inzicht in jouw werkvoorraad en jouw tijd.
Wie heeft er baat bij delegeren?
Niet alleen jijzelf. Ook voor de mensen aan wie je werk overdraagt zijn er zeer relevante voordelen. Je motiveert hen door verantwoordelijkheid te geven en de gelegenheid om zich nieuwe vaardigheden eigen te maken of een bijdrage te leveren. Kwaliteiten worden beter benut. Bovendien ontstaat er meer afwisseling, waardoor het werk leuker en uitdagender wordt.
Wat wel en wat niet?
Een aantal vragen vooraf maakt duidelijk of delegeren op zijn plaats is. Kan dit werk door een ander gedaan worden? Is er een ander die dit werk zelfs beter kan doen? Wie is degene die dit zou willen leren? Wie vindt het leuk om dit te doen?… Onoverdraagbaar zijn zaken die specifiek zijn verbonden met jouw rol en functie. Daaronder vallen je eigen kerntaken, gevoelige zaken zoals ontslag of conflicten, het bewaken van overzicht en de eindverantwoordelijkheid voor gedelegeerde werkzaamheden.
Wie gaat het doen?
Liefst de collega die de capaciteiten heeft, alsmede de tijd en de juiste houding ten opzichte van de klus. Maar wat als diens agenda al vol zit? Kies je dan de collega, die het wel kan maar er niet zo’n zin in heeft? Of de collega met de ambitie die nog ervaring op moet doen? De eerste keuze is het snelst gemaakt vanwege het gemak. Toch er is veel voor te zeggen om eens de collega te kiezen die nog niet zover is, maar zich wel wil ontwikkelen. Aan instructie en begeleiding zul je meer tijd kwijt zijn en dat vraagt het nodige geduld. Maar er is een beloning op de langere termijn: je krijgt er iemand bij die structureel zaken van je kan overnemen.
En als er niemand is om aan te delegeren?
Tja, dan ben jij wellicht de laatste in de lijn en hoort het werk bij jou of het wordt aan jou gedelegeerd. Wees je dan bewust van je rol in het ontvangen van gedelegeerd werk, want ook dat vraagt om bewuste keuzes en duidelijke afspraken.
Actielijst delegeren
Heb je de juiste persoon geïdentificeerd voor het werk? Dan zijn dit de actiepunten:
- delegeer NU wat je NU kunt delegeren;
- maak duidelijk (wat het gewenste resultaat is (SMART);
- lever alle informatie aan die nodig is voor de klus;
- check of de opdracht begrepen is;
- spreek een opleverdatum af;
- vraag om een stappenplan;
- maak afspraken over terugkoppeling;
- blijf bereikbaar voor advies of ondersteuning.
En, vergeet de factor waardering en erkenning niet!
Meer over effectief delegeren? Lees onze 5 tips.