U bevindt zich hier: Home » Nieuws » Even oppakken? Of toch delegeren?

Even oppakken? Of toch delegeren?

Even oppakken? Of toch delegeren?

Zeker, het is verleidelijk om werkzaamheden zelf op te pakken. Mensen komen immers niet voor niets bij jou voor advies of gerichte actie. Maar het resultaat is voorspelbaar als je dit gedrag consequent volhoudt. Het aantal vragen dat specifiek bij jou terecht komt wordt alleen maar groter. De werkdagen worden langer, je hoofd raakt voller en de druk neemt toe. Op de langere termijn is delegeren onontkoombaar. De regie over je werkdruk en de invulling van je agenda kun je niet neerleggen bij anderen. Immers zij hebben geen inzicht in jouw werkvoorraad en jouw tijd.

Wie heeft er baat bij delegeren?

Niet alleen jijzelf. Ook voor de mensen aan wie je werk overdraagt zijn er zeer relevante voordelen. Je motiveert hen door verantwoordelijkheid te geven en de gelegenheid om zich nieuwe vaardigheden eigen te maken of een bijdrage te leveren. Kwaliteiten worden beter benut. Bovendien ontstaat er meer afwisseling, waardoor het werk leuker en uitdagender wordt. 

Wat wel en wat niet?

Een aantal vragen vooraf maakt duidelijk of delegeren op zijn plaats is. Kan dit werk door een ander gedaan worden? Is er een ander die dit werk zelfs beter kan doen? Wie is degene die dit zou willen leren? Wie vindt het leuk om dit te doen?… Onoverdraagbaar zijn zaken die specifiek zijn verbonden met jouw rol en functie. Daaronder vallen je eigen kerntaken, gevoelige zaken zoals ontslag of conflicten, het bewaken van overzicht en de eindverantwoordelijkheid voor gedelegeerde werkzaamheden.

Wie gaat het doen?

Liefst de collega die de capaciteiten heeft, alsmede de tijd en de juiste houding ten opzichte van de klus. Maar wat als diens agenda al vol zit? Kies je dan de collega, die het wel kan maar er niet zo’n zin in heeft? Of de collega met de ambitie die nog ervaring op moet doen? De eerste keuze is het snelst gemaakt vanwege het gemak. Toch er is veel voor te zeggen om eens de collega te kiezen die nog niet zover is, maar zich wel wil ontwikkelen. Aan instructie en begeleiding zul je meer tijd kwijt zijn en dat vraagt het nodige geduld. Maar er is een beloning op de langere termijn: je krijgt er iemand bij die structureel zaken van je kan overnemen.  

En als er niemand is om aan te delegeren?

Tja, dan ben jij wellicht de laatste in de lijn en hoort het werk bij jou of het wordt aan jou gedelegeerd. Wees je dan bewust van je rol in het ontvangen van gedelegeerd werk, want ook dat vraagt om bewuste keuzes en duidelijke afspraken.

Actielijst delegeren

Heb je de juiste persoon geïdentificeerd voor het werk? Dan zijn dit de actiepunten:

  • delegeer NU wat je NU kunt delegeren;
  • maak duidelijk (wat het gewenste resultaat is (SMART);
  • lever alle informatie aan die nodig is voor de klus;
  • check of de opdracht begrepen is;
  • spreek een opleverdatum af;
  • vraag om een stappenplan;
  • maak afspraken over terugkoppeling;
  • blijf bereikbaar voor advies of ondersteuning.

En, vergeet de factor waardering en erkenning niet! 

Meer over effectief delegeren? Lees onze 5 tips.

 

Ga terug naar nieuwsoverzicht

Beoordelingen

Arcadis Nederland B.V.

CiEP heeft me geleerd om in mijn werkzaamheden meer in het NU te staan en daar ook naar te handelen.
Operator GEO

PGGM N.V.

Door enthousiast te CiEPen krijg ik meer overzicht in mijn werk, wat de kwaliteit van mijn werk verhoogt en me een mate van rust geeft.
Corporate trainee

Antonie van Leeuwenhoek Ziekenhuis

Toen ik organisatorisch aan het verdrinken was in mijn eigen werk heeft CiEP mij handvatten gegeven om de regie terug te kunnen nemen.
Analist C

Dichterbij Gennep

Meer balans in energie tussen werk en thuis betere communicatie.
Secretaresse

Universiteit Utrecht

Ik heb meer grip op mijn taken en doelen, dat geeft rust in mijn eigen werk, maar ook in contacten met collega's.

Beleidsmedewerker

Gemeente Leeuwarden

Meer structuur en overzicht verkregen in mijn werkzaamheden en daarmee tijdwinst bereikt. Dit alles geeft een voldaan gevoel.
Casemanager BBZ/WIK

Gemeente Woudenberg

Meer overzicht gekregen en meer regie.
Klantmanager

Nederlandse Publieke Omroep

Meer inzicht in je werk, minder stress.
Eerste redacteur

Dow Benelux B.V. Attn. Engineering Solutions

CiEP heeft mij geholpen om mijn werk beter georganiseerd en overzichtelijk uit te voeren.
PCE Engineer

Immigratie en Naturalisatiedienst

Bewust zijn en effectief handelen, effectieve structuur aanbrengen/ regie in het werk.
Administratief medewerker

Rabobank

Het geeft vele handvatten. Ik vind het een toffe benadering die goed bij mij aansluit.
Projectmedewerker

Hoge Raad der Nederlanden

Meer bewustwording van het uitvoeren van werkzaamheden, efficiënter werken en beter omgaan met ad-hoc situaties.
Medewerker dossierbehandeling civiel

Gemeente Utrecht

Door CiEP heb ik de puntjes op de i weten te zetten en zijn verbeterpunten zichtbaar geworden voor mij, collega's en het team.
Officemanager

Gemeente Dalfsen

De combinatie van ondersteuning in zowel een groep als persoonlijk met voldoende tijd om het geleerde ook daadwerkelijk te implementeren.
Beleidsmedewerker Maatschappelijke Ondersteuning

Nuac Accountants & adviseurs

Van grote stapels en schrikken van dingen die af hadden moeten zijn naar overzicht en rust.
Directeur

N.T.R.

Structuur in en rondom de computer aangebracht. Meer een team geworden. Meer de koe bij de horens gaan vatten.
Managementassistente

Gemeente Hardinxveld-Giessendam

CiEP heeft me handvatten gegeven om met mijn valkuilen om te gaan. Hierdoor werk ik efficiënter en effectiever, wat leidt tot ontspannen werken.
Beleidsmedewerker Sociaal Domein

De Sint Maartenskliniek

Ik gun al mijn collega's de rust in hun werk en in hun hoofd die het mij gebracht heeft.
Managementsecretaresse

Gemeente Medemblik

Ik was mezelf een beetje kwijtgeraakt en alleen al door het lezen van het CiEP boek werd ik weer enorm geïnspireerd en kreeg ik weer energie!
Senior medewerker Bestuurssecretariaat

Telenet

Perfect voor de 'chaos mens'!
Webmaster

Meld je aan voor onze nieuwsbrief