Is jouw inbox AVG proof?
Veel professionals hebben in hun e-mail de informatie van jaren verzameld. De vraag is wat er allemaal voor informatie in de inbox en de mappenstructuur zit, wat eigenlijk op een gemeenschappelijke plek in organisatiesystemen hoort. En zijn er afspraken gemaakt over hoe om te gaan met e-mail en het opslaan van persoonsgegevens?
Met de wetgeving op het gebied van gegevensbeheer is het heel relevant om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens op een veilige plek worden bewaard. Bovendien vereist de wet dat voldaan wordt aan de eisen over maximale bewaartermijnen van gegevens en dat betekent voor veel organisaties dat het tijd is medewerkers handvatten te bieden om gericht en systematisch hun informatie op te schonen en wat bewaard moet blijven te scheiden van wat weggegooid kan worden.
Vaak zijn er wel afspraken over wat waar bewaard dient te worden, maar wordt er niet getoetst of die afspraken ook worden nagekomen. Met als gevolg dat er veel informatie in persoonlijke inboxen zit, die eigenlijk op centrale plaatsen thuishoort en niet binnen het e-mailprogramma. Ook zijn er afspraken nodig over beveiliging van e-mail, het voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in gegevens en hoe om te gaan met gegevens op de werkplek thuis.
- Zijn er afspraken over hoe om te gaan met e-mail en het opslaan van gegevens?
- Zijn die afspraken ook bekend bij de medewerkers? En belangrijker nog, worden ze toegepast?
- Weten de mensen ook hoe het aan te pakken?
Als CiEP-coaches zien wij veel achterstand op dit gebied. Het opschonen van informatie is vaak geen favoriet onderdeel en wordt dus heel vaak uitgesteld. Het is geen uitzondering dat er duizenden berichten in de inbox staan, omdat men simpelweg niet weet wat waar hoort en wat wel of niet bewaard moet blijven. Of hoe structuur aan te brengen om het kaf van het koren te scheiden. Gegeven de wettelijke noodzaak om als organisatie AVG-bestendig te zijn, is het nu een goed moment om medewerkers structureel te ondersteunen in het optimaliseren van hun e-mail. Om zo te zorgen voor een effectieve informatiestructuur en het aanleren en toepassen van de werkgewoonten en afspraken die daarbij horen.
Weten hoe de CiEP-methodiek daar behulpzaam bij kan zijn? Wij geven hier graag advies over!