U bevindt zich hier: Home » Nieuws » Is jouw inbox AVG proof?

Is jouw inbox AVG proof?

Is jouw inbox AVG proof?

Veel professionals hebben in hun e-mail de informatie van jaren verzameld. De vraag is wat er allemaal voor informatie in de inbox en de mappenstructuur zit, wat eigenlijk op een gemeenschappelijke plek in organisatiesystemen hoort. En zijn er afspraken gemaakt over hoe om te gaan met e-mail en het opslaan van persoonsgegevens?

Met de wetgeving op het gebied van gegevensbeheer is het heel relevant om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens op een veilige plek worden bewaard. Bovendien vereist de wet dat voldaan wordt aan de eisen over maximale bewaartermijnen van gegevens en dat betekent voor veel organisaties dat het tijd is medewerkers handvatten te bieden om gericht en systematisch hun informatie op te schonen en wat bewaard moet blijven te scheiden van wat weggegooid kan worden.

Vaak zijn er wel afspraken over wat waar bewaard dient te worden, maar wordt er niet getoetst of die afspraken ook worden nagekomen. Met als gevolg dat er veel informatie in persoonlijke inboxen zit, die eigenlijk op centrale plaatsen thuishoort en niet binnen het e-mailprogramma. Ook zijn er afspraken nodig over beveiliging van e-mail, het voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in gegevens en hoe om te gaan met gegevens op de werkplek thuis.

  • Zijn er afspraken over hoe om te gaan met e-mail en het opslaan van gegevens?
  • Zijn die afspraken ook bekend bij de medewerkers? En belangrijker nog, worden ze toegepast?
  • Weten de mensen ook hoe het aan te pakken?

Als CiEP-coaches zien wij veel achterstand op dit gebied. Het opschonen van informatie is vaak geen favoriet onderdeel en wordt dus heel vaak uitgesteld. Het is geen uitzondering dat er duizenden berichten in de inbox staan, omdat men simpelweg niet weet wat waar hoort en wat wel of niet bewaard moet blijven. Of hoe structuur aan te brengen om het kaf van het koren te scheiden. Gegeven de wettelijke noodzaak om als organisatie AVG-bestendig te zijn, is het nu een goed moment om medewerkers structureel te ondersteunen in het optimaliseren van hun e-mail. Om zo te zorgen voor een effectieve informatiestructuur en het aanleren en toepassen van de werkgewoonten en afspraken die daarbij horen.

Weten hoe de CiEP-methodiek daar behulpzaam bij kan zijn? Wij geven hier graag advies over! 

 

Ga terug naar nieuwsoverzicht

Beoordelingen

Arcadis Nederland B.V.

CiEP heeft me geleerd om in mijn werkzaamheden meer in het NU te staan en...
Operator GEO

PGGM N.V.

Door enthousiast te CiEPen krijg ik meer overzicht in mijn werk, wat de kwaliteit van...
Corporate trainee

Antonie van Leeuwenhoek Ziekenhuis

Toen ik organisatorisch aan het verdrinken was in mijn eigen werk heeft CiEP mij handvatten...
Analist C

Dichterbij Gennep

Meer balans in energie tussen werk en thuis betere communicatie.
Secretaresse

Universiteit Utrecht

Ik heb meer grip op mijn taken en doelen, dat geeft rust in mijn eigen...
Beleidsmedewerker

Gemeente Leeuwarden

Meer structuur en overzicht verkregen in mijn werkzaamheden en daarmee tijdwinst bereikt. Dit alles geeft...
Casemanager BBZ/WIK

Gemeente Woudenberg

Meer overzicht gekregen en meer regie.
Klantmanager

Nederlandse Publieke Omroep

Meer inzicht in je werk, minder stress.
Eerste redacteur

Dow Benelux B.V. Attn. Engineering Solutions

CiEP heeft mij geholpen om mijn werk beter georganiseerd en overzichtelijk uit te voeren.
PCE Engineer

Immigratie en Naturalisatiedienst

Bewust zijn en effectief handelen, effectieve structuur aanbrengen/ regie in het werk.
Administratief medewerker

Rabobank

Het geeft vele handvatten. Ik vind het een toffe benadering die goed bij mij aansluit.
Projectmedewerker

Hoge Raad der Nederlanden

Meer bewustwording van het uitvoeren van werkzaamheden, efficiënter werken en beter omgaan met ad-hoc situaties.
Medewerker dossierbehandeling civiel

Gemeente Utrecht

Door CiEP heb ik de puntjes op de i weten te zetten en zijn verbeterpunten...
Officemanager

Gemeente Dalfsen

De combinatie van ondersteuning in zowel een groep als persoonlijk met voldoende tijd om het...
Beleidsmedewerker Maatschappelijke Ondersteuning

Nuac Accountants & adviseurs

Van grote stapels en schrikken van dingen die af hadden moeten zijn naar overzicht en...
Directeur

N.T.R.

Structuur in en rondom de computer aangebracht. Meer een team geworden. Meer de koe bij...
Managementassistente

Gemeente Hardinxveld-Giessendam

CiEP heeft me handvatten gegeven om met mijn valkuilen om te gaan. Hierdoor werk ik...
Beleidsmedewerker Sociaal Domein

De Sint Maartenskliniek

Ik gun al mijn collega’s de rust in hun werk en in hun hoofd die...
Managementsecretaresse

Gemeente Medemblik

Ik was mezelf een beetje kwijtgeraakt en alleen al door het lezen van het CiEP...
Senior medewerker Bestuurssecretariaat

Telenet

Perfect voor de ‘chaos mens’!
Webmaster
Bekijk meer beoordelingen »

Meld je aan voor onze nieuwsbrief