Zelfsturende teams
“Met zelfsturende teams worden veel typische problemen in de communicatie en onderlinge verhoudingen vanzelf minder.”
Een zelfsturend team kan alleen koers houden als de stip aan de horizon er duidelijk staat. Daarbij horen goede afspraken over de route en de samenwerking. Verder zijn daarvoor nodig: de individuele bereidheid om zélf het roer te nemen én de bereidheid de ander te accepteren in die rol.
Vertreksituatie
Met bovengenoemde voorwaarden beschrijven we helaas niet de vertreksituatie waarin elk zelfsturend team van start gaat. Regelmatig begint zelfsturing onvoorbereid. Wanneer er bijvoorbeeld te weinig tijd genomen is voor voorbereiding en werkafspraken, zie je dat vertrouwen, structuren en duidelijkheid daar onder lijden. Vanouds werden problemen in die sfeer juist opgepakt door de leidinggevende. Die maakte de resultaatafspraken, hakte knopen door en was scheidsrechter als het nodig was. Dit voortaan zelf oplossen vraagt om afspraken vooraf.
Draagt het bij?
Teamwerk begint met creëren van helderheid. Neerzetten waar je als team voor STAAT (intenties) en waar je samen voor GAAT (resultaten). Langs een gedeelde visie kunnen overtuigingen, besluiten en acties gestroomlijnd worden. Deze structuur van STAAT – GAAT maakt het makkelijker om de energie te richten op de meest relevante dingen. Een vraag die altijd helpt bij het overwegen van handelingen is deze: Draagt het bij? Of draagt het niet bij?
Drie poten
Wat je wilt bereiken, moet worden geschraagd door werkafspraken over besluitvorming, communicatie en onderling gedrag. Dan weet iedereen waar hij aan toe is. Bij een ‘gewoon’ team is wel duidelijk ‘hoe we het hier doen’, zelfs al staan de afspraken niet altijd op papier. Maar als er geen leidinggevende meer is, kan het team niet zonder meer doorgaan op dezelfde manier. Er zijn nieuwe spelregels nodig om het spel te blijven spelen. Het team moet weten 1) hoe het tot besluiten kan komen, 2) hoe de benodigde informatie en afstemming is geregeld en 3) wat de normen en gedragsafspraken zijn voor het onderlinge verkeer. Ontbreekt één van deze drie poten, dan zakt bij onverwachte gebeurtenissen het bouwwerk in elkaar.
Verbinden
Zoals altijd is een goede voorbereiding het halve werk. Hoe helderder de doelen en de spelregels, hoe makkelijker het is om te zien hoe ieders individuele bijdrage daarin past, inclusief de wijze waarop individueel wordt gestuurd op inspanningen, praktische werkgewoonten en resultaten. Wijkt een teamgenoot af? Geen probleem als deze erop aanspreekbaar is en bereid om bij te sturen. Gaat iemand een deadline missen? Fijn als deze dat tijdig aangeeft, zodat anderen hun planningen er op aan kunnen passen of bij kunnen springen om de deadline als nog te halen.
De basis op orde
Een volwassen team begint dus bij een stevig fundament. Een gemeenschappelijke taal, overeenstemming over doelen en uitgangspunten en afspraken over het HOE van werken. Er is aandacht nodig voor de teambehoeften in deze volgende levensfase. Vertrouwen, structuur en duidelijkheid zorgen ervoor dat fricties niet uitgroeien tot conflicten. Zij maken dat de in het team aanwezige slagvaardigheid en effectiviteit vrij kunnen komen.