Twee keien erbij

Een vriendin van een vriendin is teamcoach in de gezondheidszorg. Zij is zich aan het oriënteren op een nieuwe baan. Niet omdat zij het niet leuk vindt, of omdat men niet tevreden over haar is. Haar huidige werk houdt op te bestaan. Na zeven jaar (!) zelfsturende teams is men tot de conclusie gekomen dat het niet werkt. De teamleiders die zijn omgeschoold tot teamcoach, kunnen in de herplaatsingsronde opteren voor een baan als… teamleider. Omdat dat voor haar geen optie is – ze gelooft namelijk in het concept en vond haar baan echt leuk -, zoekt ze iets nieuws. Maar hoe zit het dan met de medewerkers? En waar is het misgegaan?

Zelfsturende teams

Laten we beginnen bij het begin. Op een goede dag, waar vele dagen, maanden en misschien zelfs jaren aan voorbereiding aan vooraf zijn gegaan, krijgen de medewerkers van een team te horen dat ze vanaf een bepaald moment in zelfsturende teams gaan werken. Bepaalde administratieve en coördinerende taken zullen niet meer door de teamleider worden gedaan, maar door de teamleden zelf. Zij worden hierbij ondersteund door de teamleider (huh?), in een nieuwe rol als teamcoach (ah!). De teamleden krijgen begeleiding van de teamleider/coach, laten we hem Frits noemen, die hiervoor een opleiding heeft genoten. Frits de teamleider zet uiteen wat de extra taken zoal inhouden en Frits de teamcoach houdt een oogje in het zeil bij de taakverdeling en -roulatie en of iedereen wel op zijn of haar kwaliteiten wordt ingezet.

Tot zover gaat alles goed. Toch? Wie wil er nu niet meer autonomie? Meer eigen regelruimte. Meer invloed op de werkprocessen. Meer sturing op kwaliteit in plaats van tijd. Meer keuzevrijheid. Meer …

Rimpels gladstrijken

En toch gaat het fout. Niet meteen, want mensen zijn goedwillend, veerkrachtig en bekwaam. Ze varen een tijd op wat ze kunnen en ze hebben krediet bij elkaar opgebouwd. Daarmee kunnen de rimpels in het onderling overleg glad worden gestreken. Ze zijn betrokken bij de mensen of dat waar ze verantwoordelijk voor zijn. Hun hart klopt over het algemeen voor anderen of voor de goede zaak. Ze zijn bereid een stap extra te doen of wat harder te lopen. Zeker in de eerste paar maanden waarin het voor iedereen wennen is.

Het wordt moeizamer naarmate de aanvangsperiode maar niet voorbij lijkt te gaan. Na het zoveelste overleg waar steevast dezelfde collega’s de boventoon voeren en bepalen hoe er volgende week geroosterd wordt. Na een drukke werkdag die meer van je vraagt dan voorheen. Er moet immers nog evenveel geregistreerd als voorheen, en het blijft maar meer en meer en meer worden.

Waar gaat het mis?

Maar waar is het nu misgegaan? Hier al vrij in het begin. Een nieuwe taak oppakken is immers niet alleen een kwestie van of iemand ergens affiniteit mee heeft en er bekwaam in is. Het kost tijd (en dat niet alleen. Ook energie. Daar hebben we het volgende maand over). Inleren kost tijd. Uitvoeren kost tijd. En wat echt tijd kost: afstemmen over de uitvoering. En over de resultaten. En over het bijsturen op de resultaten, de evaluatie daarvan, de fouten, de klachten, de….

Een vaas met keien

Met zelfsturing krijg je er een extra kei bij. Een wat? Een kei ja.. Laat me je een verhaal vertellen wat ik vaak vertel als ik denk dat mensen beter af zijn als ze anders omgaan met hun tijd. Het verhaal gaat over een professor in de persoonlijke effectiviteit. Deze bewuste professor geeft een college voor 400 studenten. Hij heeft een kwartier de tijd om de essentie van timemanagement uiteen te zetten. Dus wat doet hij? Hij pakt een grote vaas en zet die voor zich op tafel. Ook pakt hij een zak, waar hij 7 keien uit haalt. Hij doet de keien een voor een in de vaas en vraagt aan zijn studenten: “Is de vaas vol?”. Een aantal zegt ja; het merendeel houdt echter de mond en wacht af wat er komen gaat. Nu haalt de professor een zak met kiezels tevoorschijn en gooit ze met handenvol in de vaas. De kiezels vinden hun weg tussen de keien.

Weer vraagt de professor: “Is de vaas vol?” Nu is er een ‘nee’ in de zaal te horen. De studenten snappen het principe en verwachten dat de professor nog wel iets kleiners zal hebben meegenomen om de gaatjes te vullen. En inderdaad, de professor giet de vaas eerst zorgvuldig vol met zand. En zelfs dan kan er nog wel iets meer bij. Met een kan water wordt de vaas werkelijk tot aan de rand toe verzadigd. Vol. Triomfantelijk blikt de professor de collegezaal in en vraagt de studenten: “Wat is nu de essentie van wat ik heb laten zien?”. Een jongedame steekt haar hand op en zegt bijdehand: “Hoe vol de vaas ook zit, als je goed nadenkt past er altijd nog wel iets meer bij.” “Nee,” zegt de professor, “dat is het nou juist niet.

Het belang van een goede werkvolgorde

De essentie van het verhaal is dat alles wat er nu in de vaas zit, er alleen in heeft kunnen passen omdat ik het in deze volgorde heb gedaan. Eerst de keien, dan de kiezels en wat er over blijft is voor het zand en het water. Doe je het andersom, dan werkt het niet. Giet eerst lukraak wat water in een vaas, doe er wat zand bij en gooi er een paar handel kiezels bovenop. Hoe groot is de kans dat je 7 keien nog gaan passen? Juist, die kans is zeer klein. En toch is hoe we dat vaak doen in werken. We starten met het wegwerken van mailtjes, geven antwoord op alle vragen waar mensen mee opbellen of onze kamer mee binnenlopen, helpen iemand die is vastgelopen en aan het eind van de dag zijn we aan onze eigen ‘keien’ niet toe gekomen”.

Een kei erbij

Vertaal dit nu eens naar een zelfsturend team. Teamleden krijgen er een kei bij. Ze hebben nog een geen idee hoe groot die kei gaat zijn. Hij is immers nieuw en ze hebben er geen ervaring mee. Leggen ze hem boven in de vaas, dan stroomt er wat modderig water over de rand en de kei zal er boven uit blijven steken. Met andere woorden: het extra werk past niet in de tijd en er raken mensen teleurgesteld of gefrustreerd. De enige manier om de boel te laten passen is door de vaas leeg te halen en opnieuw te vullen. Te beginnen met het nieuwe keienpakket. Vervolgens door te onderhandelen over de kiezels. Waarbij je jezelf niet voor de gek houdt door te denken dat het zand en water wel mee zullen vallen. Die vallen niet mee.

Zelfsturing vraagt om overleg

Ze vallen nog minder mee dan voorheen. Zelfsturing vraagt namelijk – meer dan in de oude situatie – om overleg. En overleg neemt tijd, gaat meestal over zaken die je zelf veel sneller en makkelijker zou beslissen en is met mensen die steevast iets anders willen. Kortom, overleg vertraagt. Als het overleg ook niet tot kei wordt verklaard, wordt het een modderstroom die alles en iedereen met zich mee sleurt. Probeer dan maar eens stevig in je schoenen te blijven staan.

Volgende maand zullen we inzoomen op zo’n modderig overleg en hoe je – met zijn allen – droog naar de overkant komt.