Tips vermindering werkdruk
1. Beslis wat je met informatie doet
Dagelijks ontvang je grote hoeveelheden informatie. Via e-mail, telefoon of in de wandelgang. Neem bij alles wat er op je af komt een beslissing, zodat informatie zich niet opstapelt op je bureau, in je mail of in je hoofd. Stel jezelf de vraag of je met de informatie NU iets gaat doen, NIETS gaat doen of LATER iets gaat doen. Neem vervolgens de 1e actie die bij de beslissing hoort.
2. Gun jezelf elke dag een moment van reflectie
Als je werkdruk ervaart, dan heb je de neiging om hard door te werken en gun je jezelf misschien geen tijd om even rustig na te denken, overzicht te creëren en volgorde aan te brengen. Gebruik het laatste half uur van de dag om terug te kijken op de dag en op wat heeft gewerkt en wat niet. Zo kun je tijdig bijsturen. Ook thuis.
3. Erken jezelf
Als je een taak of activiteit hebt afgerond zoals afgesproken, geef jezelf dan een schouderklopje. Zorg ervoor dat je kunt zien wat je tot stand brengt. Want het geeft de noodzakelijke vitamine V (van voldoening). Het gaat hierbij niet om zelfgenoegzaamheid, maar om tevredenheid over wat wel degelijk werkt. Zorg dus voor duidelijke afspraken. Dan kun je ook zelf duidelijk vaststellen, wat je hebt volbracht.
4. Tijd te kort of werk te veel
Mensen die werkdruk ervaren, zeggen meestal dat ze van beide last hebben. Het is heel lastig om je tijd in te delen als je werkvoorraad niet zichtbaar is. Werk blijkt vaak verspreid te zijn over meerdere plekken, zoals op je bureau, in je mail, in je tas, je auto, je hoofd of de kast, bij de collega, de secretaresse. De eerste stap naar rust in je hoofd heet overzicht. Zorg daarvoor. Maak je werkvoorraad helemaal zichtbaar op één plek, zodat je er beslissingen over kunt nemen en kunt werken aan grip op je tijd.
5. Met regie meer energie!
Regie betekent dat je niet geleefd wordt door je werk, maar dat jij bepaalt wanneer je waaraan werkt. Dit op basis van bewuste keuzes en duidelijke commitments. Je agenda is dan je hulpmiddel om op koers te blijven. Zorg ervoor dat je zicht hebt op je langere termijndoelstellingen en commitments. Kies en plan daarbij altijd duidelijk een eerstvolgend moment waarop je daaraan werkt.