Tips voor effectief delegeren
1. Neem een middag vrij
Wat? En het is al zo druk!! Ja inderdaad, en de ervaring heeft geleerd dat het weinig uithaalt om ook juist deze middag hard door te pezen. Het werk komt er eenvoudigweg niet mee af. Waar steeds harder werken wel voor zorgt is dat je op een gegeven moment opgebrand raakt. Ieder mens heeft op zijn tijd ruimte nodig voor ontspanning. Idealiter in de vorm van vrijetijdsbesteding, maar op dit moment is het al voldoende om de pauzeknop in te drukken en geen inhoudelijk werk te doen.
2. Alles op een rijtje
Neem een paar uur om al je werk, dus alle taken, to do’s en wishes too op een rijtje te zetten. Zet erbij of het om een kerntaak gaat of niet. Zo nee, dan ben je waarschijnlijk anderen uit de brand aan het helpen en help je jezelf daar en passant in. Deze klussen kunnen teruggegeven worden, en in het vervolg neem je ze niet meer aan. Gaat het wel om een kerntaak, dan is het de vraag of jij de enige bent die de bijbehorende kennis en vaardigheden bezit. Zijn er anderen die (delen van) je werk over kunnen nemen?
3. Verantwoordelijkheid
Delegeren ontslaat je niet van de eindverantwoordelijkheid. Je bent en blijft degene die er voor hoort te zorgen dat een taak naar behoren wordt uitgevoerd. Worden er fouten gemaakt? Dan zullen mensen bij jou aankloppen om verhaal te halen. Blijf hoe dan ook achter je keuze en degene aan wie je hebt gedelegeerd staan. Vraag jezelf eerder af wat je nog beter kunt toelichten, van instructies voorzien, of tussentijds checken en bijsturen. Zo zorg je ervoor dat je investering ook je gehoopte rendement oplevert.
4. Loslaten
Als je een taak (structureel) bij iemand anders belegt, betekent dat in zekere zin dat je jezelf moet oefenen in loslaten. De ander voert uit en jij staat aan de zijlijn. Dat is echter iets anders als niets doen. Je zou kunnen zeggen dat je actief niet ingrijpt. Wat je wel doet? Je let op signalen over de kwaliteit en de (interne) klanttevredenheid over wat opgeleverd wordt. Je bewaakt de voortgang en de motivatie van je collega medewerker. En als het nodig geef je feedback. Waak er daarbij voor om compleet te willen zijn. Een mens kan jammer genoeg toch echt maar een ding tegelijk verwerken. Geef je een rijtje van 5? Dan pikt ie er een relatief onbeduidende verbetering uit. Kies dus bewust wat je wilt dat er anders gaat en beperk je daartoe. Je zult zien dat de ander groeit in waar je gericht je aandacht aan geeft.
5. Werk aan je eigen competenties
Delegeren doe je niet zo maar. Het doet een beroep op je eigen competenties en vaardigheden. Denk aan besluitvaardigheid, samenwerken, feedback geven en je inlevingsvermogen en sensitiviteit. Het doet een beroep op je vermogen om situationeel leiding te geven en geef je officieel leiding dan vraagt het ook wat van je visie op de teamsamenstelling. Delegeren is dus niet iets wat je zomaar zou moeten kunnen. Maar je kunt het wel leren. Vraag je je af waar te beginnen? Begin dan nog een keer bovenaan, bij tip 1.