1. Niet te snel van start

Volgens een veel voorkomende misvatting zijn taakvolwassen professionals automatisch in staat om samen een zelfsturend team te vormen. Omgaan met regelvrijheid en beslissingsbevoegdheid is kennelijk zoiets als leren lopen; het gaat vanzelf. Helaas, onze instincten zijn niet feilloos ingericht op het functioneren in de moderne samenleving. Daarbij komt dat goed leren lopen ook heel wat tijd neemt. Heldere doelen en werkafspraken zorgen voor de structuur waarlangs een team haar evenwicht kan vinden. En die structuur moet uitgebreid getest worden vóór de startdatum van zelfsturing. Ruim dus voldoende tijd in om met elkaar de kaders helder te krijgen voor het uur Z.

2. Zorg voor duidelijke besluitvormingsstructuur

Zelfsturing betekent niet dat er acht kapiteins aan het roer staan. Continu willen voldoen aan acht visies, dat is streven naar middelmatigheid, vertraging en frustratie. Teamleden moeten ervoor zorgen dat draagvlak zich kan vormen. Daarvoor is het nodig dat elk teamlid mentale ruimte creëert voor oplossingen die niet de zijne of hare zijn. Verder is er duidelijkheid nodig over de omgang met toekomstige scenario’s. Wat spreken we af voor voorspelbare situaties? Wie hakt de knoop door in uitzonderlijke gevallen en bij calamiteiten? Hoe komen we aan de informatie om dubbelzinnigheid te elimineren?

3. Investeer in gespreksvaardigheden

Verandering van rol en verantwoordelijkheden vraagt ánders luisteren naar elkaar. Voorheen zorgde de manager of teamleider voor de nodige helicopterview op een vraagstuk of conflict. Nu wordt er wat gevraagd van de teamleden: neutraal waarnemen, vragen stellen zonder zelf het antwoord in te vullen, constructief feedback geven, anderen aanspreken op hun verantwoordelijkheden en zelf aanspreekbaar zijn. Het team ontwikkelt als het ware een nieuwe taal, een die ontspringt uit de situatie waarvan iedereen deel uitmaakt. Dat schept saamhorigheid en biedt een basis om op terug te vallen bij ongemakkelijke situaties of dreigende conflicten.

4. Wijs een mentor aan

Vaak werkt het als een team een vast aanspreekpunt heeft. Een mentor, waar men met onopgeloste kwesties aan kan kloppen voor advies. Dit kan iemand zijn van binnen of van buiten de organisatie. Een coach met specifieke ervaring in de overgang naar zelfsturing is zeer geschikt, bekend als hij of zij is met de valkuilen bij dat proces. Bijvoorbeeld de neiging om beslissingen die voorheen genomen werden door de leidinggevende, nu neer te leggen bij de mentor. Daarmee gaat het team het zetten van eigen stappen richting volwassenheid uit de weg. Het is de taak van de mentor om het team te steunen in het zelf oplossen van de eigen problemen. Deze rol is per definitie tijdelijk. Daarom is het goed om van tevoren af te spreken wanneer de rol eindigt.  

5. Ontwikkel de competentie zelfsturing

Ook voor een zelfsturend team geldt dat het zo sterk is als de zwakste schakel. Verantwoordelijkheid, resultaatgerichtheid, open communicatie, overzicht en planmatigheid vormen de lijm die zorgt voor sterke onderlinge verhoudingen en voor inspirerende kwaliteit en resultaten. Effectieve samenwerking begint met een effectieve interne dialoog, die je helpt om je werkgewoonten te onderscheiden en acties te nemen die het gezamenlijk resultaat vooruithelpen.

Een effectief zelfsturend team kent minimaal twee sleutels voor succes: teamleden die samen het algemeen belang van het gehele team nastreven én individueel over de daarvoor benodigde vaardigheden beschikken.