Gemeenten in Coronatijd

Interview met Olga Zomer, HR-adviseur bij de gemeente Dalfsen

Gemeenten hádden al werkdruk en dat is door Corona niet bepaald minder geworden. Gemeentelijke verordeningen, handhaving, Corona-testvoorzieningen, subsidies voor ondernemers… en dan hebben we het nog niet over de interne organisatie. Olga Zomer, HR-adviseur binnen de gemeente Dalfsen, blikt terug op de eerste weken en telt haar zegeningen.

Vanaf 15 maart was van de ene op de andere dag het gemeentehuis gesloten en werkte vrijwel iedereen thuis.
Kun je een beschrijving geven van de eerste tijd?

Er was wel hectiek, maar geen crisissfeer. Mensen kwamen thuis te werken en hadden wat tijd nodig om daaraan te wennen. Bijna als vanzelf kwamen er van alles on hold te staan, totdat na korte tijd al duidelijk werd dat thuiswerken voorlopig de norm zou blijven. Er is een gemeentelijk beleidsteam gevormd om te bekijken welke maatregelen en acties nodig waren. Al snel bleek dat het Continuïteitsplan voor de grieppandemie in 2009 een flinke opfrisbeurt nodig had. Er is in de tussenliggende jaren zoveel veranderd in de interne organisatie, dat opnieuw in kaart gebracht moest worden welke functies, processen en taken cruciaal zijn voor de organisatie. En de interne communicatie moest opnieuw worden ingericht, nu we alleen nog maar op afstand contact konden maken.

Hoe wordt ervoor gezorgd dat de juiste informatie op de juiste plek komt en dat mensen verbonden en betrokken blijven?

Vooral online vergaderen was even zoeken. In het begin maakten we gebruik van Zoom, totdat MS Teams was ingericht binnen het samenwerkingsverband waar we deel van uit maken. Dat werkte weer niet binnen de Citrix-omgeving, maar al met al was binnen drie/vier weken wel een nieuwe structuur en ritme gevonden. Communicatie gaat veelal via intranet en whatsapp. Met het Team HR hadden we wekelijks overleg, maar dat werd al snel dagelijks aan het eind van de dag. Even de balans opmaken van wat er gedaan is en nieuwe acties uitzetten. Het zorgt voor verbondenheid en ook voor een echte afronding van de werkdag. Daar heb ik wel behoefte aan, om echt de dag te markeren en de avond in te gaan. Anders blijf ik maar door gaan.

Belangrijke vraagstukken nu zijn hoe er een cultuur gecreëerd kan worden met betrokken en geïnspireerde medewerkers en hoe we de samenwerking binnen teams kunnen bevorderen. Op dit moment mag er met eenderde van de normale bezetting op kantoor worden gewerkt en als we vooruit blikken weten we dat dat het nog lang kan duren. Dan loop je het risico dat mensen vereenzamen en daarnaast zijn er andere instrumenten nodig voor thema’s als motivatie, werkgeluk en teameffectiviteit.

Virtueel leidinggeven geeft ook echt wel uitdagingen. Soms heel praktisch, bij grotere eenheden is het bijvoorbeeld lastig om contact te hebben met iedereen. De sturing moet anders worden ingericht en er moet meer worden gewerkt met resultaatgerichte afspraken nu de medewerkers en de processen veel minder zichtbaar zijn. We maken daardoor wel een efficiencyslag, dus dat is weer de positieve kant van deze periode. De aanleiding is naar, maar er worden ook stappen gemaakt die we anders niet gezet zouden hebben.

Nog meer dan je al noemt?

Jazeker. We zijn nu met zijn allen plaatsonafhankelijk aan het werken. De kaders daarvoor lagen al jaren in de kast, maar er werd maar mondjesmaat gebruik van gemaakt. Thuiswerkers werden toch een beetje bekeken als ‘vakantievierders’, maar nu onder druk alles vloeibaar is geworden en men aan den lijve merkt dat de focus toeneemt en de productiviteit en de kwaliteit verbeteren, zal het thuiswerken ook straks meer ‘gewoon’ blijven.

Dan kunnen we ook op een andere manier gebruik gaan maken van het gemeentehuis, als ontmoetingsplek vooral. Daar zijn we nu al mee bezig, zodat we het ook kunnen faciliteren als het straks weer mag.

Ik hoor trots doorklinken?

Ja klopt, ik ben ook heel trots op hoe we het doen. Als organisatie willen we graag flexibel zijn en denken in mogelijkheden. Dat is precies wat we doen, écht buiten de kaders denken en zorgen dat we onze medewerkers zo goed mogelijk faciliteren.

Is het dan alleen maar positief?

Nou nee, er moet goed op worden gelet dat mensen thuis niet vereenzamen. Als deze situatie langer blijft duren is het belangrijk dat mensen wel de gelegenheid hebben om op kantoor te werken. Soms ontstaat er thuis toch een risico. Maar ik denk dat de balans doorslaat naar de andere kant, dat de grootste groep juist extra rust ervaart en fijner werkt doordat ze niet steeds gestoord worden. Dat geeft toch meer rust in het hoofd.

Wat is jouw gouden tip in deze tijd? Voor grip op je werk of om er voor te zorgen dat je balans blijft voor jezelf en met thuis?

Ik heb er drie zelfs: Zorg als het kan voor een aparte werkkamer in plaats van aan de keukentafel te werken, dan kun je echt aan het werk gaan en je werk ook beter afsluiten. Zorg thuis ook voor korte breaks of langere pauzes, val niet in de verleiding om maar door te blijven gaan. En voor mensen die energie halen uit het contact met anderen, om even te sparren of iets toe te lichten: ga toch af en toe naar kantoor, ook al scheelt het je reistijd en moet je je ervoor aankleden. Dat verdient zich vanzelf weer terug door de ideeën en inspiratie die je ermee op doet.