U bevindt zich hier: Home » Blog » Gemeenten in Coronatijd

Lees meer interviews
Gemeenten in Coronatijd

Gemeenten in Coronatijd

Interview met Olga Zomer, HR-adviseur bij de gemeente Dalfsen

Gemeenten hádden al werkdruk en dat is door Corona niet bepaald minder geworden. Gemeentelijke verordeningen, handhaving, Corona-testvoorzieningen, subsidies voor ondernemers… en dan hebben we het nog niet over de interne organisatie. Olga Zomer, HR-adviseur binnen de gemeente Dalfsen, blikt terug op de eerste weken en telt haar zegeningen.

Vanaf 15 maart was van de ene op de andere dag het gemeentehuis gesloten en werkte vrijwel iedereen thuis.
Kun je een beschrijving geven van de eerste tijd?

Er was wel hectiek, maar geen crisissfeer. Mensen kwamen thuis te werken en hadden wat tijd nodig om daaraan te wennen. Bijna als vanzelf kwamen er van alles on hold te staan, totdat na korte tijd al duidelijk werd dat thuiswerken voorlopig de norm zou blijven. Er is een gemeentelijk beleidsteam gevormd om te bekijken welke maatregelen en acties nodig waren. Al snel bleek dat het Continuïteitsplan voor de grieppandemie in 2009 een flinke opfrisbeurt nodig had. Er is in de tussenliggende jaren zoveel veranderd in de interne organisatie, dat opnieuw in kaart gebracht moest worden welke functies, processen en taken cruciaal zijn voor de organisatie. En de interne communicatie moest opnieuw worden ingericht, nu we alleen nog maar op afstand contact konden maken.

Hoe wordt ervoor gezorgd dat de juiste informatie op de juiste plek komt en dat mensen verbonden en betrokken blijven?

Vooral online vergaderen was even zoeken. In het begin maakten we gebruik van Zoom, totdat MS Teams was ingericht binnen het samenwerkingsverband waar we deel van uit maken. Dat werkte weer niet binnen de Citrix-omgeving, maar al met al was binnen drie/vier weken wel een nieuwe structuur en ritme gevonden. Communicatie gaat veelal via intranet en whatsapp. Met het Team HR hadden we wekelijks overleg, maar dat werd al snel dagelijks aan het eind van de dag. Even de balans opmaken van wat er gedaan is en nieuwe acties uitzetten. Het zorgt voor verbondenheid en ook voor een echte afronding van de werkdag. Daar heb ik wel behoefte aan, om echt de dag te markeren en de avond in te gaan. Anders blijf ik maar door gaan.

Belangrijke vraagstukken nu zijn hoe er een cultuur gecreëerd kan worden met betrokken en geïnspireerde medewerkers en hoe we de samenwerking binnen teams kunnen bevorderen. Op dit moment mag er met eenderde van de normale bezetting op kantoor worden gewerkt en als we vooruit blikken weten we dat dat het nog lang kan duren. Dan loop je het risico dat mensen vereenzamen en daarnaast zijn er andere instrumenten nodig voor thema’s als motivatie, werkgeluk en teameffectiviteit.

Virtueel leidinggeven geeft ook echt wel uitdagingen. Soms heel praktisch, bij grotere eenheden is het bijvoorbeeld lastig om contact te hebben met iedereen. De sturing moet anders worden ingericht en er moet meer worden gewerkt met resultaatgerichte afspraken nu de medewerkers en de processen veel minder zichtbaar zijn. We maken daardoor wel een efficiencyslag, dus dat is weer de positieve kant van deze periode. De aanleiding is naar, maar er worden ook stappen gemaakt die we anders niet gezet zouden hebben.

Nog meer dan je al noemt?

Jazeker. We zijn nu met zijn allen plaatsonafhankelijk aan het werken. De kaders daarvoor lagen al jaren in de kast, maar er werd maar mondjesmaat gebruik van gemaakt. Thuiswerkers werden toch een beetje bekeken als ‘vakantievierders’, maar nu onder druk alles vloeibaar is geworden en men aan den lijve merkt dat de focus toeneemt en de productiviteit en de kwaliteit verbeteren, zal het thuiswerken ook straks meer ‘gewoon’ blijven.

Dan kunnen we ook op een andere manier gebruik gaan maken van het gemeentehuis, als ontmoetingsplek vooral. Daar zijn we nu al mee bezig, zodat we het ook kunnen faciliteren als het straks weer mag.

Ik hoor trots doorklinken?

Ja klopt, ik ben ook heel trots op hoe we het doen. Als organisatie willen we graag flexibel zijn en denken in mogelijkheden. Dat is precies wat we doen, écht buiten de kaders denken en zorgen dat we onze medewerkers zo goed mogelijk faciliteren.

Is het dan alleen maar positief?

Nou nee, er moet goed op worden gelet dat mensen thuis niet vereenzamen. Als deze situatie langer blijft duren is het belangrijk dat mensen wel de gelegenheid hebben om op kantoor te werken. Soms ontstaat er thuis toch een risico. Maar ik denk dat de balans doorslaat naar de andere kant, dat de grootste groep juist extra rust ervaart en fijner werkt doordat ze niet steeds gestoord worden. Dat geeft toch meer rust in het hoofd.

Wat is jouw gouden tip in deze tijd? Voor grip op je werk of om er voor te zorgen dat je balans blijft voor jezelf en met thuis?

Ik heb er drie zelfs: Zorg als het kan voor een aparte werkkamer in plaats van aan de keukentafel te werken, dan kun je echt aan het werk gaan en je werk ook beter afsluiten. Zorg thuis ook voor korte breaks of langere pauzes, val niet in de verleiding om maar door te blijven gaan. En voor mensen die energie halen uit het contact met anderen, om even te sparren of iets toe te lichten: ga toch af en toe naar kantoor, ook al scheelt het je reistijd en moet je je ervoor aankleden. Dat verdient zich vanzelf weer terug door de ideeën en inspiratie die je ermee op doet.

Ga terug naar blogoverzicht

Beoordelingen

Royal Reesink

Ik ga bewuster om met het beoordelen en inplannen van nieuwe taken. Ik plan reëel en geef ook aan wanneer iets niet kan. Ik werk minder ad hoc.

Application Specialist

Leger des Heils

Vooral meer rust en overzicht en hele concrete handvatten waar ik snel resultaat mee kon boeken. Hele praktische en reële insteek waardoor verwachtingen klopten met resultaat.

Jeugdbeschermer

Arcadis Nederland B.V.

CiEP heeft me geleerd om in mijn werkzaamheden meer in het NU te staan en daar ook naar te handelen.

Operator GEO

PGGM N.V.

Door enthousiast te CiEPen krijg ik meer overzicht in mijn werk, wat de kwaliteit van mijn werk verhoogt en me een mate van rust geeft.

Corporate trainee

Antonie van Leeuwenhoek Ziekenhuis

Toen ik organisatorisch aan het verdrinken was in mijn eigen werk heeft CiEP mij handvatten gegeven om de regie terug te kunnen nemen.

Analist C

Dichterbij Gennep

Meer balans in energie tussen werk en thuis betere communicatie.

Secretaresse

Universiteit Utrecht

Ik heb meer grip op mijn taken en doelen, dat geeft rust in mijn eigen werk, maar ook in contacten met collega's.

Beleidsmedewerker

Gemeente Leeuwarden

Meer structuur en overzicht verkregen in mijn werkzaamheden en daarmee tijdwinst bereikt. Dit alles geeft een voldaan gevoel.

Casemanager BBZ/WIK

Nederlandse Publieke Omroep

Meer inzicht in je werk, minder stress.

Eerste redacteur

Dow Benelux B.V. Attn. Engineering Solutions

CiEP heeft mij geholpen om mijn werk beter georganiseerd en overzichtelijk uit te voeren.

PCE Engineer

Immigratie en Naturalisatiedienst

Bewust zijn en effectief handelen, effectieve structuur aanbrengen/ regie in het werk.

Administratief medewerker

Rabobank

Het geeft vele handvatten. Ik vind het een toffe benadering die goed bij mij aansluit.

Projectmedewerker

Hoge Raad der Nederlanden

Meer bewustwording van het uitvoeren van werkzaamheden, efficiënter werken en beter omgaan met ad-hoc situaties.

Medewerker dossierbehandeling civiel

Gemeente Utrecht

Door CiEP heb ik de puntjes op de i weten te zetten en zijn verbeterpunten zichtbaar geworden voor mij, collega's en het team.

Officemanager

Gemeente Dalfsen

De combinatie van ondersteuning in zowel een groep als persoonlijk met voldoende tijd om het geleerde ook daadwerkelijk te implementeren.

Beleidsmedewerker Maatschappelijke Ondersteuning

Nuac Accountants & adviseurs

Van grote stapels en schrikken van dingen die af hadden moeten zijn naar overzicht en rust.

Directeur

N.T.R.

Structuur in en rondom de computer aangebracht. Meer een team geworden. Meer de koe bij de horens gaan vatten.

Managementassistente

Gemeente Hardinxveld-Giessendam

CiEP heeft me handvatten gegeven om met mijn valkuilen om te gaan. Hierdoor werk ik efficiënter en effectiever, wat leidt tot ontspannen werken.

Beleidsmedewerker Sociaal Domein

Sint Maartenskliniek

Meer inzicht in waar ik mijn tijd aan besteed en hoe ik dat doe. Daarmee ook inzicht gekregen in waar ik iets aan kan veranderen, waar ik winst kan boeken om efficiënter met mijn tijd om te gaan.

Managementsecretaresse

Gemeente Medemblik

Ik was mezelf een beetje kwijtgeraakt en alleen al door het lezen van het CiEP boek werd ik weer enorm geïnspireerd en kreeg ik weer energie!

Senior medewerker Bestuurssecretariaat

Telenet

Perfect voor de 'chaos mens'!

Webmaster

Meld je aan voor onze nieuwsbrief

web-monitoring-ok