Voorkom ruis in jouw boodschap
Communiceren betekent met elkaar in verbinding staan. Tussen boodschapper en ontvanger kan ruis ontstaan, iedereen kent dat. Ruis ontstaat daar waar de boodschap vervormd aankomt bij de ontvanger en waar de zender iets anders bedoelde dan uiteindelijk wordt ontvangen.
Ruis kan op vele manieren ontstaan. Er is externe ruis: ruis van buitenaf die de boodschap verstoord. Denk hierbij aan omgevingslawaai. Bijvoorbeeld een bellende collega, sms-taal, het dialect van iemand of een té extravagante outfit, die afleid van wat er gezegd wordt. Er is ook interne ruis. Interne ruisveroorzakers zijn bijvoorbeeld iemands overtuigingen, geloof, referentiekader en aannames over hoe de wereld in elkaar steekt. Denk maar eens aan vakantie en hoe twee overtuigingen vanuit verschillende culturen met elkaar kunnen botsen. Beide partijen hebben gelijk, er is geen waarheid en toch begrijpt men elkaar niet. Interne ruis is moeilijk te traceren. Wij mensen zijn betekenisgevende wezens. Het lukt ons heel lang zin te geven aan onvolledige informatie. We zijn niet gewend om te checken of aannames kloppen, met alle gevolgen van dien.
Check of je boodschap is overgekomen
Hoe lastig is het om te weten of wat je hebt gedelegeerd ook echt is begrepen? Weet de ander wat je verwacht? Checken of de opdracht is begrepen, doen we zelden. En toch zou het niet verkeerd zijn te vragen: “Is het helder wat ik bedoel? Hoe ben je van plan te beginnen? Heb je nog iets van mij nodig?” Zo kom je er gauw achter of jouw uitleg duidelijk was en of de ander werkelijk zal doen wat jij graag wilt. Daarbij ben je servicegericht naar je collega.
Verschillende communicatiekanalen
Het is per definitie niet mogelijk niet te communiceren. Ook als je zwijgt, communiceer je. Voorbeeld: “Ik zeg niets, ik doe niet mee.” is dan de boodschap. Wij mensen maken gebruik van een aantal communicatiekanalen. De meest bekende zijn het verbale (woorden, taal en tekst) en non-verbale kanaal (lichaamshouding, gezichtsuitdrukking, uiterlijk). Een andere, minder bekende maar zeer belangrijke, manier om boodschappen over te brengen is het paraverbale of paralinguale kanaal. Die heeft te maken met wat onze stem overbrengt (klank, toonhoogte, spreektempo, ritme, schelheid of warmte). Dit is het kanaal bij uitstek waar je emoties mee communiceert. Je kunt aan iemands stem horen of hij moe, blij of geïrriteerd is; zoals de Fransen treffend zeggen: ” C’est le ton qui fait le musique.” Ook humor, sarcasme en ironie bedienen zich via het paraverbale kanaal. Het is dus niet verstandig om emotionele kwesties te communiceren zonder dit belangrijke kanaal erbij te betrekken. Toch doen we dit. Uiting geven aan ons ongenoegen via briefjes of e-mail. De ander weet vaak niet hoe dit te lezen. Onmiddellijk ontstaat er ruis. Let dus op wanneer je een boodschap hebt met een lading, probeer zoveel mogelijk communicatiekanalen erbij te betrekken om de ruis te verminderen. Het liefst een face-to-face gesprek (verbaal, non-verbaal en paraverbaal) en als het echt niet anders kan, via de telefoon (verbaal en paraverbaal).
Ruis opschonen
Zo reduceer je onmiddellijk ruis. Maar wees gerust: ruis is overal waar je communiceert en laat zich nooit 100% voorkomen. Maar waar je ruis hebt veroorzaakt, helpt het om die onmiddellijk op te schonen. Je zoekt daarvoor het juiste loket. Oftewel degene die het aangaat (anders wordt het roddelen). Je vraagt of degene naar je wilt luisteren. Je zegt toe dat ook te doen. Zorg dat je zonder oordeel bent over de ander (geen gemakkelijke opdracht) maar mét compassie. Spreek uit wat er met jou gebeurt. Laat de ander praten en maak afspraken over een eventuele volgende keer en hoe jullie allebei ruis kunnen voorkomen. Veel plezier met verbinden!