U bevindt zich hier: Home » Blog » Voorkom ruis in jouw boodschap

Voorkom ruis in jouw boodschap

Voorkom ruis in jouw boodschap

Communiceren betekent met elkaar in verbinding staan. Tussen boodschapper en ontvanger kan ruis ontstaan, iedereen kent dat. Ruis ontstaat daar waar de boodschap vervormd aankomt bij de ontvanger en waar de zender iets anders bedoelde dan uiteindelijk wordt ontvangen.

Ruis kan op vele manieren ontstaan. Er is externe ruis: ruis van buitenaf die de boodschap verstoord. Denk hierbij aan omgevingslawaai. Bijvoorbeeld een bellende collega, sms-taal, het dialect van iemand of een té extravagante outfit, die afleid van wat er gezegd wordt. Er is ook interne ruis. Interne ruisveroorzakers zijn bijvoorbeeld iemands overtuigingen, geloof, referentiekader en aannames over hoe de wereld in elkaar steekt. Denk maar eens aan vakantie en hoe twee overtuigingen vanuit verschillende culturen met elkaar kunnen botsen. Beide partijen hebben gelijk, er is geen waarheid en toch begrijpt men elkaar niet. Interne ruis is moeilijk te traceren. Wij mensen zijn betekenisgevende wezens. Het lukt ons heel lang zin te geven aan onvolledige informatie. We zijn niet gewend om te checken of aannames kloppen, met alle gevolgen van dien.

Check of je boodschap is overgekomen

Hoe lastig is het om te weten of  wat je hebt gedelegeerd ook echt is begrepen? Weet de ander wat je verwacht? Checken of de opdracht is begrepen, doen we zelden. En toch zou het niet verkeerd zijn te vragen: “Is het helder wat ik bedoel? Hoe ben je van plan te beginnen? Heb je nog iets van mij nodig?” Zo kom je er gauw achter of jouw uitleg duidelijk was en of de ander werkelijk zal doen wat jij graag wilt. Daarbij ben je servicegericht naar je collega.

Verschillende communicatiekanalen

Het is per definitie niet mogelijk niet te communiceren. Ook als je zwijgt, communiceer je. Voorbeeld: “Ik zeg niets, ik doe niet mee.” is dan de boodschap. Wij mensen maken gebruik van een aantal communicatiekanalen. De meest bekende zijn het verbale (woorden, taal en tekst) en non-verbale kanaal (lichaamshouding, gezichtsuitdrukking, uiterlijk). Een andere, minder bekende maar zeer belangrijke, manier om boodschappen over te brengen is het paraverbale of paralinguale kanaal. Die heeft te maken met wat onze stem overbrengt (klank, toonhoogte, spreektempo, ritme, schelheid of warmte). Dit is het kanaal bij uitstek waar je emoties mee communiceert. Je kunt aan iemands stem horen of hij moe, blij of geïrriteerd is; zoals de Fransen treffend zeggen: ” C’est le ton qui fait le musique.” Ook humor, sarcasme en ironie bedienen zich via het paraverbale kanaal. Het is dus niet verstandig om emotionele kwesties te communiceren zonder dit belangrijke kanaal erbij te betrekken. Toch doen we dit. Uiting geven aan ons ongenoegen via briefjes of e-mail. De ander weet vaak niet hoe dit te lezen. Onmiddellijk ontstaat er ruis. Let dus op wanneer je een boodschap hebt met een lading, probeer zoveel mogelijk communicatiekanalen erbij te betrekken om de ruis te verminderen. Het liefst een face-to-face gesprek (verbaal, non-verbaal en paraverbaal) en als het echt niet anders kan, via de telefoon (verbaal en paraverbaal).

Ruis opschonen

Zo reduceer je onmiddellijk ruis. Maar wees gerust: ruis is overal waar je communiceert en laat zich nooit 100% voorkomen. Maar waar je ruis hebt veroorzaakt, helpt het om die onmiddellijk op te schonen. Je zoekt daarvoor het juiste loket. Oftewel degene die het aangaat (anders wordt het roddelen). Je vraagt of degene naar je wilt  luisteren. Je zegt toe dat ook te doen. Zorg dat je zonder oordeel bent over de ander (geen gemakkelijke opdracht) maar mét compassie. Spreek uit wat er met jou gebeurt. Laat de ander praten en maak afspraken over een eventuele volgende keer en hoe jullie allebei ruis kunnen voorkomen. Veel plezier met verbinden!

Ga terug naar blogoverzicht
Lees blogs van Inka Tetzlaff

Beoordelingen

Arcadis Nederland B.V.

CiEP heeft me geleerd om in mijn werkzaamheden meer in het NU te staan en daar ook naar te handelen.
Operator GEO

PGGM N.V.

Door enthousiast te CiEPen krijg ik meer overzicht in mijn werk, wat de kwaliteit van mijn werk verhoogt en me een mate van rust geeft.
Corporate trainee

Antonie van Leeuwenhoek Ziekenhuis

Toen ik organisatorisch aan het verdrinken was in mijn eigen werk heeft CiEP mij handvatten gegeven om de regie terug te kunnen nemen.
Analist C

Dichterbij Gennep

Meer balans in energie tussen werk en thuis betere communicatie.
Secretaresse

Universiteit Utrecht

Ik heb meer grip op mijn taken en doelen, dat geeft rust in mijn eigen werk, maar ook in contacten met collega's.

Beleidsmedewerker

Gemeente Leeuwarden

Meer structuur en overzicht verkregen in mijn werkzaamheden en daarmee tijdwinst bereikt. Dit alles geeft een voldaan gevoel.
Casemanager BBZ/WIK

Gemeente Woudenberg

Meer overzicht gekregen en meer regie.
Klantmanager

Nederlandse Publieke Omroep

Meer inzicht in je werk, minder stress.
Eerste redacteur

Dow Benelux B.V. Attn. Engineering Solutions

CiEP heeft mij geholpen om mijn werk beter georganiseerd en overzichtelijk uit te voeren.
PCE Engineer

Immigratie en Naturalisatiedienst

Bewust zijn en effectief handelen, effectieve structuur aanbrengen/ regie in het werk.
Administratief medewerker

Rabobank

Het geeft vele handvatten. Ik vind het een toffe benadering die goed bij mij aansluit.
Projectmedewerker

Hoge Raad der Nederlanden

Meer bewustwording van het uitvoeren van werkzaamheden, efficiënter werken en beter omgaan met ad-hoc situaties.
Medewerker dossierbehandeling civiel

Gemeente Utrecht

Door CiEP heb ik de puntjes op de i weten te zetten en zijn verbeterpunten zichtbaar geworden voor mij, collega's en het team.
Officemanager

Gemeente Dalfsen

De combinatie van ondersteuning in zowel een groep als persoonlijk met voldoende tijd om het geleerde ook daadwerkelijk te implementeren.
Beleidsmedewerker Maatschappelijke Ondersteuning

Nuac Accountants & adviseurs

Van grote stapels en schrikken van dingen die af hadden moeten zijn naar overzicht en rust.
Directeur

N.T.R.

Structuur in en rondom de computer aangebracht. Meer een team geworden. Meer de koe bij de horens gaan vatten.
Managementassistente

Gemeente Hardinxveld-Giessendam

CiEP heeft me handvatten gegeven om met mijn valkuilen om te gaan. Hierdoor werk ik efficiënter en effectiever, wat leidt tot ontspannen werken.
Beleidsmedewerker Sociaal Domein

De Sint Maartenskliniek

Ik gun al mijn collega's de rust in hun werk en in hun hoofd die het mij gebracht heeft.
Managementsecretaresse

Gemeente Medemblik

Ik was mezelf een beetje kwijtgeraakt en alleen al door het lezen van het CiEP boek werd ik weer enorm geïnspireerd en kreeg ik weer energie!
Senior medewerker Bestuurssecretariaat

Telenet

Perfect voor de 'chaos mens'!
Webmaster

Meld je aan voor onze nieuwsbrief