Alle ballen in de lucht

Wij kunnen je van alles vertellen over wat anderen over multitasking geschreven hebben in onderzoeksrapporten. Maar liever nog hebben we het over eigen ervaringen in het werk. Zoals de ervaring van Janine Schonewille, beleidsmedewerker bij Unigarant. Zij volgt met haar team een training bij coach Wim Gerards. ‘De standaardopmerking is dan: vrouwen kunnen toch twee dingen tegelijk.’ 

Janine: ‘In november 2017 stond onze afdeling Schade aan de vooravond van een grote organisatiewijziging. Ik werd een van de vier medewerkers van een nieuw team, Business Change. De teamleden werkten daarvoor vooral individueel, nu moesten we als team leren samenwerken. De training was erop gericht ons hiervoor handvatten te geven. Verder wilden we ook onze toegevoegde waarde voor de afdeling aantonen en meer resultaat opleveren. In november 2017 was onze eerste bijeenkomst en ergens einde dit jaar verwacht ik de laatste.’  

Geleefd door de agenda

‘We hebben tijdens de training uitgebreid bij het onderwerp multitasking stilgestaan. Iedereen gaf aan geleefd te worden door de agenda en e-mail. Niemand vond het prettig en we wilden het graag anders. Een collega heeft ‘even’ een vraag en komt langs of belt. De mail stroomt de hele dag door binnen. Teamgenoten aan het blok zoeken afstemming. En iedereen verwacht zo snel mogelijk een antwoord. Ondertussen staat er nog van alles in je agenda wat je wilt voorbereiden. De hele dag door proberen we alle ballen in de lucht te houden. Er zijn van die dagen dat je je afvraagt wat je nou eigenlijk hebt gedaan. En toch ben je bekaf.’  

Oude valkuilen 

‘Wat ik heb geleerd, is dat ik me hierin niet hoef te laten leiden door mijn omgeving. Het werkt ook niet om te verwachten dat hier de zaken dusdanig gaan veranderen dat ik hier geen last meer van heb. Af en toe probeerde ik er wat van te zeggen, maar de standaardopmerking is dan: ‘Vrouwen kunnen toch twee dingen tegelijk.’ Ik heb geleerd dat de verandering in mijzelf ligt. Bij werkdruk of stress reageer je op de automatische piloot. Je kunt dan niet bewust nadenken over je reactie om te komen tot een andere aanpak dan je in het verleden hebt gedaan. Zo blijf je in oude valkuilen stappen.’  

Oude patronen doorbreken 

‘Als je succesvolle verandering wilt, begint dit met het creëren van ruimte in je hoofd en in je agenda, zodat je tijd kunt vrijmaken om hiermee bewust bezig te gaan. We hebben tijdens de training onder andere aandacht besteed aan het managen van onze agenda’s en de e-mailstroom. En het is lastiger dan je in eerste instantie zou denken. Want ook hier is het zaak oude patronen te doorbreken. Bijvoorbeeld: overleggen worden bij ons standaard voor een uur ingeschoten. En bij elk overleg duurt het 10 minuten voordat iedereen aanwezig is. Hoe doorbreek je dit? Door eens drie kwartier in te plannen, of zelfs een half uur. Ik zie dat dit een positief effect heeft, een overleg van een half uurtje geeft veel meer het gevoel van doorpakken. En vaak blijkt het prima te kunnen in 30 minuten.’  

Nee zeggen 

‘Verder is het ook van belang om eens ‘nee’ te leren zeggen. Lastig als je graag je omgeving tevreden wilt stellen. Maar juist wanneer je je focust op één item en dit goed oplevert, krijg je tevreden collega’s. Het is beter om vijf zaken goed op te leveren, dan met tien dingen tegelijkertijd bezig te zijn en niets te kunnen afronden. Er komt volgens mij geen eindpunt waarop dit niet meer geldt. En privé? Haha, daar werkt het geleerde ook door. Zo leg ik een paar uurtjes per dag m’n telefoon uit het zicht, dat geeft ook echt rust en ruimte.’