CiEP maakt beloftes waar

door Henk Cappelle
(jurist afdeling Handhaving provincie Utrecht)

“Ik ben aan het CiEP-en geweest en heb gezien dat deze stapel bij jou en niet bij mij thuishoort.” Deze tekst tref ik aan op een geel plakkertje. Onder dat gele POST-IT-papiertje ligt een hele stapel papier. Veel van de documenten blijken hopeloos gedateerd. Een collega wilde er kennelijk van af en heeft het gemakshalve bij mij gedropt.

Snel kijk ik de stapel door en stel vast dat de meeste documenten geen nut meer hebben. Ik gooi de hele stapel meteen weg. Ongeveer zes maanden geleden zijn we als afdeling gestart met CiEP. Een prikkelende introductie van Impulsus, dat is het bedrijf dat ons in dit proces begeleidt, en het enthousiasme van de leiding van onze organisatie voor deze training luidden het begin in van dit nieuwe avontuur.

Terugblik op CiEP
Een kleine greep uit de ‘beloftes’ die ons werden gedaan: meer regie over het werk, overdraagbaarheid en toegankelijkheid van de grote stroom informatie waar we mee te maken hebben, meer tijd voor onze kerntaken of ontwikkeling, minder werkdruk en stress en een gezonde balans tussen werk, thuis en jezelf.

We zijn nu iets meer dan een half jaar verder. Op persoonlijke titel blik ik terug op de weg die we inmiddels hebben afgelegd. Welke kansen en mogelijkheden hebben we benut? Wat heeft CiEP teweeg gebracht? Is er de afgelopen maanden wat veranderd (in ons team, bij ieder van ons als individu) en zo ja, wat dan?

Op iedere werkplek staan nu de vier postbakjes die zo kenmerkend zijn voor CiEP. Op de meeste werkplekken zijn de stapels verdwenen of zijn ze aanzienlijk in omvang afgenomen. Nog maar een kleine groep blijft zweren dat ze in de stapels altijd feilloos in een mum van tijd alles weet te vinden wat ze zoekt. Het is echter wel een groep die steeds kleiner wordt.

Bron van inspiratie
Bijna iedereen houdt digitaal een agenda bij en de overgrote meerderheid heeft een werk- en een referentiearchief aangelegd. Een aantal collega’s stelt dat CiEP enorm heeft geholpen om de informatie beter te ordenen. Op veel werkplekken liggen de kaarten, die we van onze coaches hebben gekregen. Hierop staan teksten die een bron van inspiratie zijn en die de CiEP-principes levendig houden. Wat vind je bijvoorbeeld van deze? “Als je doet wat je altijd gedaan hebt, krijg je wat je altijd gehad hebt.”

De eerste weken na de introductiemiddag hebben we veel over CiEP gepraat. Wat zou het ons opleveren? Zou het wel iets opleveren? Daarna werd dat minder en op het einde van de opleiding werd het weer beduidend meer.

Voor- en tegenstanders
Vanaf het eerste begin was er een kleine groep fervente voorstanders (die onvoorwaardelijke ‘ja-zeggers’) en even kleine groep rabiate tegenstanders (de niet te overtuigen ‘nee-zeggers’ die zeker wisten te weten dat het allemaal onzin was). De meesten waren echter benieuwd en niet uigesproken voor of tegen.

Het kamp van de voor- en de tegenstanders is er nog steeds. De interactie tussen de beide kampen zorgde èn zorgt voor levendige discussies, diepgaande dialogen en interessante inzichten over werken, denken en zijn. En over diepgaande vragen zoals: Wat maakt dat je wel of geen plezier hebt in je werk? En wat kun je daar zelf wel of niet aan doen? 

Mijn mijlpalen
Persoonlijk heeft CiEP mij een heel eind verder gebracht. Ik hou 20 procent meer tijd over dan voorheen. Ik heb scherper leren nadenken over de vraag wat ik wil bereiken. De beloftes die Impulsus doet, maakt ze ook waar.

Een mijlpaal voor mij is dat mijn inbox voor het eerst leeg is. De grootste overwinning is dat het mij lukt om die leeg te houden! ‘Lijm aan de muis’ is hiervoor het recept dat Impulsus mij heeft aangereikt. Eenvoudig, praktisch en effectief.

Vijf keer per dag check ik de inkomende mailberichten. Bij iedere inkomende mail maak ik meteen de keuze wat ik ermee doe. Ik ben mij veel bewuster van de keuze die ik maak en waarom ik die maak zoals ik die maak. Mailberichten blijven niet langer – zoals voorheen – doelloos slingeren, want ik geef ze meteen een bestemming. Doe ik er meteen wat mee, of zet ik het bericht in mijn digitale agenda en ga ik er later meer aan de slag, of berg ik het bericht op in een digitale map? Dat zijn de vragen die ik mij nu bewust stel en meteen ook beantwoord.

Energiek (bij)sturen
Uitstellen, wat ik voorheen te vaak en te veel deed, doe ik nu niet meer. CiEP heeft mij laten zien dat planning geen strak keurslijf is, maar hoe plannen een energiek proces is van continu sturen en bijsturen. Veel concrete en tastbare resultaten dus. Ging dat allemaal vanzelf? Nee, het heeft tijd en inspanning gekost om me van mijn ‘Automatische Piloot’ te bevrijden. Stapels weggooien, de inbox leeg maken, de agenda van Lotes notes gebruiken, postbakjes neerzetten, een archief opzetten, dat betekende voor mij radicaal het roer omgooien en dat ging niet vanzelf.

Ik heb nu een digitaal archief, dat ook voor anderen goed toegankelijk, maar niettemin ook persoonlijke accenten heeft. Lotes notes heeft, zo heb ik geleerd, verrassend veel mogelijkheden die mij niet bekend waren.

Ook dat is CiEP, een flexibele methodiek, volledig toegesneden op je eigen persoonlijke vragen. Tot mijn verbazing bleek het opzetten van dat digitaal archief gemakkelijker te realiseren dan ik me als digibeet had voorgesteld. En het werkt. Ik verlies nauwelijks nog tijd met zoeken.

Praktische aanpak
Wat in mijn ogen wezenlijk bijdraagt aan het succes van CiEP is de praktische aanpak. Daarmee denk ik dan vooral aan de ‘bezoeken’ van de coaches op de werkplek zelf. Een transparant archief, een overzichtelijke planning, een lege inbox, de coaches van Impulsus bouwen het zienderogen ter plekke met je op en laten je zien hoe het kan.

Naar de tijd van ‘vroeger’ wil ik niet meer terug. Oude patronen, attitudes en gewoontes steken natuurlijk soms onverwacht weer de kop op. Dan is het zaak om ze te onderkennen en ze meteen weer de kop in te drukken. De voordelen die ik inmiddels heb ervaren, zijn een stimulans om op de ingeslagen weg door te gaan. Nieuwe gewoonten ontstaan niet door er over te blijven denken en praten, maar door te doen.