Heb je even?

Van helpen naar in service zijn. Hoe vaak heb ik niet met mezelf geworsteld als een collega aan mijn bureau kwam staan en vroeg: “Heb je even?” Eigenlijk kwam het mij op dat moment niet uit, maar ja, dacht ik, een volgende keer ben ik misschien degene die hem nodig heeft. Bovendien heeft hij me laatst erg goed geholpen, ik ben hem nog wat schuldig. En ik wil niet onaardig of onbereidwillig overkomen. Op basis van mijn eigen werkzaamheden en planning wilde ik nee zeggen, maar mijn automatische piloot was intussen al op het verzoek in gegaan. Natuurlijk heb ik dat, “even”. Alleen “even” werd een kwartier of een half uur, ik was mijn concentratie kwijt en moest mijn eigen werk nog maar af zien te krijgen.

Hoe kun je anders omgaan met de vraag “Heb je even?” Voor mij begon dat met het besef dat er een verschil is tussen hulpvaardigheid vanuit mijn menselijke behoefte om te helpen en aardig gevonden te worden en in service zijn vanuit mijn professionele rol. Ik kan namelijk in service zijn zonder overal meteen op in te gaan. Als je eenmaal hebt besloten om niet direct op het verzoek van de ander in te gaan is het goed om te bedenken hoe je dit op een goede manier kunt communiceren. Met de volgende mogelijke antwoorden creëer je een bewuste keuze die werkt voor jou en voor de ander:

• Ik ben nu met iets bezig en maak dat graag eerst af. Is het goed als ik over een half uur bij je langs kom, of je even bel?

• Kun je me kort vertellen waar het over gaat? (dan kun je afwegen hoe dringend het verzoek is en besluiten om je werk er voor te onderbreken of niet)

• Ja, ik wilde jou ook net spreken, maar laten we het kort houden want ik wil dit graag vandaag afronden. We kunnen wel een afspraak maken als je wilt.

• Ja, ik heb nu 5 minuten en wil daarna door gaan met dit project. (Nu kun je samen bekijken of het verzoek meteen afgehandeld kan worden of dat je een andere afspraak maakt of naar iemand anders doorverwijst. Het is natuurlijk wel zaak dat je na 5 minuten aangeeft dat je nu met je eigen werk doorgaat.)

• Nee, helaas niet, maar als je snel een antwoord wilt zou je het ook aan collega X kunnen vragen of in het jaarverslag kijken.

• Het komt me nu niet goed uit, morgen beloof ik je terug te bellen. Zet je vraag alvast op de mail alsjeblieft.

• Ok. Ik wilde toch net koffie halen, loop even met me mee dan kunnen we het bespreken (en als het langer dan even duurt kun je alsnog een aparte vervolgafspraak maken)

• Op dit moment niet, maar voor mij zou het ook prima zijn om samen een broodje te eten straks. Dan kunnen we het er over hebben. Wat zijn jouw oplossingen voor deze situatie? Geef je reactie in het onderstaande commentaarveld.