Tijd te kort? Of werk te veel?
Door: Wim Gerards, CiEP-coach
We leven in een tijdperk waarin het verspreiden van informatie enorm gemakkelijk is geworden. Met slechts één druk op de knop kunnen wij ons hele adresboek een e-mail sturen. Bijlagen worden met hetzelfde gemak toegevoegd aan onze mails. De stroom van informatie die op ons afkomt, wordt alleen maar groter en niet kleiner.
Hoe moeten we dat allemaal verwerken?
Herken je dit bij jezelf of bij elkaar? Hoe herkenbaar is een werkomgeving die gekenmerkt wordt door overvolle agenda’s, hoge werkdruk, veel ‘ad hoc’ en interrupties en een voortdurend toenemende stroom (elektronische) informatie?
Het is ‘druk, druk, druk’ en je probeert je best te doen om alle informatie te verwerken en je hoofd boven water te houden. Soms lijkt het wel alsof je de stroom van informatie niet kunt bijhouden. Het lijkt dan bijna vanzelfsprekend om een tandje bij te schakelen, iets eerder te beginnen of de mailtjes dan maar thuis te verwerken. Er ontstaat een gevoel van geleefd worden door de e-mail, door omstandigheden, door informatie en door iedereen die continu een beroep op je doet.
Kunnen we het tij nog keren?
Bij de meeste bedrijven ondervinden werknemers in toenemende mate hinder van de grote hoeveelheid e-mailverkeer. Het aantal e-mails dat wijzelf en onze collega’s gemiddeld per dag binnenkrijgen, neemt alleen maar toe. Wat eens een efficiënte vorm van communicatie was, dreigt te veranderen in een procesvertragend medium en een bron van werkdruk en irritatie. Je kunt soms niet anders dan slaafs je inbox volgen en proberen het tij te keren in een verwoede poging om de mailtjes van je af te werken.
Er zijn ook mensen die het oplossen door net te doen of het er niet is, de e-mail te negeren en niet te beantwoorden, met alle frustratie van dien bij degenen die op een antwoord rekenen. Gebrek aan kennis en vaardigheden, het gebrek aan bereidheid om gericht op de werkplek zelf te scholen en het ontbreken van visie en beleid met betrekking tot dit relatief nieuwe communicatiemiddel zijn de hoofdoorzaken.
Enkele harde cijfers
Uit onderzoek is het volgende gebleken:
- 90% van de werknemers is afhankelijk van de computer.
- 40% zegt lastig te kunnen werken als het netwerk uitvalt.
- 30% zegt niet meer zonder digitale informatie-uitwisseling te kunnen.
- 320 uur is elke medewerker jaarlijks gemiddeld kwijt door inefficiënt e-mailgebruik.
- 5000 euro is het bedrag dat een werkgever hiervoor per jaar per werknemer kwijt is.
Dit zijn feitelijke en meetbare cijfers, maar hoeveel het ons kost aan werkplezier, energie of het gevoel te kunnen werken met overzicht en regie? Het voelbare aspect is veel lastiger in tijd of geld uit te drukken, maar is op persoonlijk niveau wel datgene wat het meest telt.
CiEP kan hier een enorme positieve ondersteuning bieden, zodat het óók werkt op voelbaar niveau!