“In control” met CiEP: wat een verschil met vorige week!

Door: Robert Leusink, Projectmanager LEAN bij Menzis

Het is maandagmorgen 8 uur en ik heb het gevoel dat ik weer ‘in control’ ben met CiEP. Alle afspraken, voorbereidingen en mailbox zijn weer bijgewerkt, dat geeft een lekker gevoel!

Ruim een jaar geleden maakte ik kennis met het gevoel dat CiEP je kunt bezorgen: een geplande agenda, mailbox iedere dag bijgewerkt en het Doe-het-nu principe (doe ik dit nu, niet of later). CiEP heeft mij de handvatten gegeven om zorgvuldig met mijn kostbare tijd om te gaan en activiteiten te plannen, met als resultaat: goed voorbereid een overleg ingaan, werken op de uren die ik wil werken, deadlines halen en het allerbelangrijkste, rust in mijn hoofd. In een tijdperk waarin de informatie je om de oren vliegt – en collega’s die nog niet van LEAN of CiEP hebben gehoord, je ‘voor de zekerheid’ een CC sturen – is het geen overbodige luxe om je persoonlijke werkstroom te managen. 

Mijn week van dag tot dag:
Maandag
De week is goed begonnen. Ik ben vroeg gestart (06:30 uur) en heb daardoor een voorsprong op mijn collega’s. Dit vroege starten op maandagmorgen is noodzakelijk, omdat het vorige week helemaal uit de hand is gelopen. Door teveel overleggen toe te laten en te weinig werktijd tussendoor, heb ik een achterstand opgelopen (niet echt CiEP..). Gelukkig heb ik deze achterstand én mijn mailachterstand weggewerkt of gepland in de komende week. Dat geeft rust. Ik weet (door het plannen) dat ik er tijd voor heb en dat het nog op tijd is, want dat heb ik gecontroleerd. Dit sluit aan bij één van de belangrijke CiEP-principes DOE HET NU; doe ik het nu, niet of later.
De ochtend besteed ik verder aan het voorbereiden van een aantal overleggen, zoals gepland in mijn agenda. De middag start ik met een voortgangsoverleg en sluit ik af met het afwerken van taken (bellen met mensen die ik eerder die dag niet heb kunnen bereiken) en het afhandelen van mijn mail, zodat ik opgeruimd naar huis ga.

Dinsdag
Aan het begin van de dag heb ik direct al een aantal mensen aan mijn bureau staan met het verzoek te overleggen. Ik weet dat deze dag redelijk vol zit met afspraken en dat ik woensdag een dag extern ben. Mijn eerste vraag is dus: moet het nu/vandaag. Gelukkig is het antwoord negatief en kunnen we een afspraak plannen voor donderdag, waar ik wel ruimte heb. Daarnaast ben ik blij dat ik vandaag ad hoc had ingepland (één van de zaken die ik geleerd heb via CiEP), want dit had ik niet voorzien en heeft me toch een half uur gekost. Daarna nog maar een half uur tot het eerste overleg. Dit gebruik ik om de eerste mails en taken af te handelen. De rest van de dag zit ik veelal in overleg (niet echt interessant, maar wel van tevoren door mijzelf goed voorbereid). Eind van de dag laatste taken afhandelen en mail wegwerken om vervolgens opgeruimd naar huis te gaan.

Woensdag
Een dag in training. Vroeger ging ik altijd met een volle kop naar een dergelijke training. Ik moest altijd nog veel mensen bellen en dingen regelen. Dat is nu wel anders. Ik weet dat een dergelijke dag er aan komt en ik plan op dergelijke dagen geen taken, zodat ik de volle aandacht heb voor de training. Via mijn afwezigheidassistent laat ik weten dat ik via mail slecht bereikbaar ben en uitsluitend voor urgente zaken kan worden gebeld. Geen urgente telefoontjes gehad. Mailbox hoef ik dus aan het eind van de dag niet meer te checken. Dit doe ik morgenvroeg wel. Dan heb ik een half uur extra tijd ingeruimd, omdat ik vandaag geen mail kon afhandelen. Dat geeft een gerust gevoel. De training is leerzaam geweest en ik ga met een goed gevoel naar huis.

Donderdag
De laatste dag van de week voor mij, want bij Menzis werken we 34 uur en ik heb deze over 4 dagen verspreid. CiEP komt van pas om het werk zoveel mogelijk in die 4 dagen te plannen. Ik start met mijn mailbox van twee dagen, deze heb ik immers gisteren niet gezien. Principe van nu, niet of later, hanteer ik. Dit werkt prima. Daarna een dagstart met evaluatie en vervolgens meeluisteren met een medewerker op ons Servicecenter. Zelf mag ik ook een aantal telefoontjes afhandelen, heel erg leuk om te doen. Voorheen had ik voor dit soort zaken nooit tijd, omdat ik werd geleefd door de waan van de dag. Nu plan ik bewust tijd in mijn agenda (afspraak met mijzelf) en ik houd mij hier ook aan.
‘s Middags het overleg dat eerder deze week is ontstaan. Hierin probeer ik de principes van CiEP over te brengen op de medewerkers. Welke acties ga je nu uitvoeren en welke plan je voor de toekomst? En wanneer plannen wij een overleg om de status van de acties te bespreken?
Het einde van de week is in zicht. Ik schrijf de rapportage voor het project, daarnaast werk ik mijn laatste mails en taken weg voor deze week. Ik kom tot de conclusie dat ik ‘bij’ ben. Morgen een lekker dagje met mijn zoontje Sem doorbrengen. Even denk ik terug aan vorige week en denk bij mijzelf: ‘Zo, dat is een verschil met vorige week…’