CiEP en het maken van afspraken over hybride werken bij de Gemeente Katwijk

Interview met Annette van Beelen – senior HRM adviseur – van Gemeente Katwijk

Thuiswerken. Vóór corona had zo’n 80% van de medewerkers van Gemeente Katwijk nog nooit thuis gewerkt. Er was wel een flexibel werk-concept uitgewerkt. Hierbij zouden mensen niet langer hun eigen bureau hebben, maar wel hun eigen corner waar ze werkzaam zijn. Annette van Beelen – senior HRM adviseur van Gemeente Katwijk – deelt met ons hoe haar organisatie invulling geeft aan het hybride werken. In dit artikel lees je hoe de CiEP-coaches Anita van Hooijdonk en Marnix Ruys daar met CiEP-teamsessies aan hebben bijgedragen. 

Toen door de coronacrisis – en het daarbij horende thuiswerkadvies – de medewerkers van Gemeente Katwijk moesten thuiswerken, ontdekten zij de voordelen van thuiswerken. Daarnaast ervaarden de leidinggevenden ook dat het thuiswerken niets doet met productiviteit in negatieve zin, eerder in positieve zin. Door deze ervaring is het flexibel werk-concept vervangen door de hybride werkvorm. Uitgangspunt hierbij is dat de activiteit die je doet, bepaalt waar je werkt. Met hulp van het boek “leidinggeven in de hybride organisatie” van Jeroen Busscher is er toen op papier gezet welke activiteiten zich lenen voor thuiswerk en voor welke activiteiten ontmoeting op kantoor noodzakelijk is. De praktijk is echter niet zo zwartwit en dat zorgt voor een extra uitdaging.

“Thuiswerken doet niets met productiviteit in negatieve zin, eerder in positieve zin”.

De samenwerking met CiEP

Toen de kaders eenmaal op papier stonden, lag de weg vrij voor medewerkers om zich de hybride werkvorm eigen te maken. Met de vraag hoe de implementatie gefaciliteerd zou kunnen worden en hoe de gesprekken met de medewerkers vorm te geven, heeft Gemeente Katwijk besloten CiEP te benaderen. “We kenden CiEP al, want in het verleden hebben meerdere medewerkers van de Gemeente Katwijk een training bij CiEP gevolgd en dus wisten we dat het goed zou passen”, aldus Annette van Beelen.

De reden dat de organisatie een externe partij wilde betrekken bij dit proces, was vooral omdat de trainers van CiEP veel meer ervaring hebben in het begeleiden van groepsgesprekken dan zijzelf. De groepen die begeleid moesten worden waren vrij groot en er zijn allemaal verschillende gedachten en sentimenten waar rekening mee gehouden moest worden. Om te zorgen dat alles op tafel komt, om een veilige en vertrouwde sfeer neer te zetten én om te zorgen dat iedereen zich gehoord voelt, was het voor Gemeente Katwijk snel duidelijk dat dit door een externe partij begeleid moest worden.

“Als ik het CiEP- specifiek maak, gaat het over afspraken maken over werk. Hoe organiseren wij ons werk en hoe is het voor iedereen prettig. Daarnaast is belangrijk: bereiken we daarmee als team het gewenste resultaat, dus onze doelstellingen?”, zo vertaalt Annette van Beelen de vraag naar een CiEP-doelstelling.

Afspraken maken

Er moesten dus goede afspraken gemaakt worden. De hoofdthema’s waar afspraken over gemaakt dienden te worden, waren: bereikbaarheid en onbereikbaarheid, de vorm en frequentie van werkoverleg, hoe en hoe vaak er afgesproken zou worden op kantoor en hoe er verbondenheid zou blijven. Om de verbondenheid te blijven voelen, zijn er diverse afspraken gemaakt per team. Er zijn teams die hebben afgesproken om een vaste dag op kantoor te werken of één keer per twee weken fysiek werkoverleg te hebben met voor- of achteraf samen te lunchen. Andere teams hebben weer afgesproken de verjaardagen per kwartaal samen te vieren. Hierin schuilt de uitdaging om ruimte te laten voor medewerkers die daar minder behoefte aan hebben.

“Hybride werken is het beste van twee werelden”.

Voor- en nadelen thuiswerken

Na de eerste fase van het thuiswerken is er gevraagd aan de medewerkers welke voor- en nadelen zij ervaren van het thuiswerken. De voordelen die heel duidelijk naar voren kwamen waren: de mogelijkheid om arbeid en zorg te combineren, geen reistijd en het gefocust en geconcentreerd kunnen werken. Er was wel de wens om een betere balans tussen ‘alleen thuiswerken’ en ‘samenwerken op kantoor’ te hebben. De nadelen van het – verplicht – thuiswerken waren namelijk het gemis van sociale contacten, de verbondenheid voelen met de organisatie en het team en het snel kunnen afhandelen van zaken door samen te werken. Als organisatie wil je blije medewerkers, dus een goede score op werkgeluk. Met het hybride werken hebben medewerkers de keuzevrijheid om te bepalen waar zij willen werken. “Hybride werken is het beste van twee werelden, want de balans kan zelf bepaald worden. Je hebt te maken met een stukje gefocust thuiswerken en het stukje samenwerken, verbonden zijn en sociale contacten op kantoor.”

Persoonlijk leiderschap

Een voordeel van het hybride werken voor werkgevers is dat er weer meer focus op persoonlijk leiderschap is gekomen. Sinds 2020 is één van de belangrijkste thema’s binnen Gemeente Katwijk persoonlijk leiderschap, zelfsturing en regie over je eigen werk. Medewerkers worden beoordeeld op hun resultaat. Resultaten moeten van een bepaalde kwaliteit en binnen een bepaalde tijd behaald zijn. Hoe je dat resultaat behaalt is verder aan de medewerkers zelf, dat valt onder het onderdeel persoonlijk leiderschap. Dat is niet iets wat je zomaar van de grond krijgt of dat mensen van nature kunnen. Ook is persoonlijk leiderschap extra lastig in een organisatie met loyale medewerkers die aansturing prettig vinden. De coronacrisis – het voornamelijk thuiswerken – was dus als een katalysator voor persoonlijk leiderschap.  

Bij CiEP wordt er ook gewerkt vanuit deze visie, dus in de CiEP teamsessies bij Gemeente Katwijk is daar ook nadruk op gelegd en zijn de medewerkers bewust gemaakt van hun persoonlijke leiderschap. Een mooie invulling over persoonlijk leiderschap van een medewerker/deelnemer tijdens één van deze sessies was “persoonlijk leiderschap betekent niet: “ik doe gewoon wat ik wil, bemoei je niet met mij. Maar wel verantwoordelijkheid nemen en afstemmen met anderen”.

“Met blije medewerkers behaal je betere resultaten”.

Advies

Het advies dat Annette van Beelen – senior HRM adviseur van Gemeente Katwijk – kan meegeven aan elk bedrijf dat nu het hybride werken wil gaan omarmen, is: “Zorg dat je het gesprek aangaat met elkaar. Praat binnen teams over verwachtingen, behoeften vanuit de werkgever, behoeften in het team en vergeet het individu niet. De gesprekken in de CiEP-teamsessies hebben een goed fundament gelegd. In die gesprekken zijn er afspraken gemaakt over het hybride werken, iets dat toen nog niet (compleet) ingevoerd was. Er moeten duidelijke kaders worden afgesproken en er kan bepaald worden welke activiteiten zich lenen voor thuiswerk en op kantoor. Dit gesprek moet je in sessies en met regelmaat voeren, om te blijven evalueren.

Daarnaast is het inschakelen van een externe partij (in ons geval de trainers van CiEP) de belangrijkste stap bij de implementatie. Je kan namelijk alles op papier zetten en rondsturen, maar de tijd en de rust nemen om daarover in gesprek te gaan en iedereen bij zo’n stap te betrekken is het beste vertrekpunt.

Tot slot zou ik ook willen adviseren om ruimte en vertrouwen te geven aan je medewerkers, dus sturen op dat persoonlijk leiderschap. Ik heb de overtuiging dat wanneer je medewerkers goed vertrouwen geeft, zij dat dan niet beschamen”.