U bevindt zich hier: Home » Blog » Meer afstand? Meer contact!

Lees blogs van Inge van Raaij
Meer afstand? Meer contact!

Meer afstand? Meer contact!

Het kan al een flinke uitdaging zijn als je op kantoor zit, als iedereen vanuit huis werkt is het vaak nog minder voor de hand liggend om af te stemmen. Je hebt je eigen opdrachten, je eigen takenpakket, je eigen thuisschool, je eigen bioritme, je eigen voorkeuren…

Als je daarbij nog rekening moet houden met wat je collega’s nodig hebben, voelt dat misschien als onnodig extra en veel. Toch zijn een gezamenlijke koers en wij-gevoel nu meer dan ooit onontbeerlijk. Meer afstand? Meer contact! Hoe je dat voor elkaar krijgt? Door doelen te bepalen en ruimte te bieden om koers te houden.

Heldere en aansprekende doelen

Doelen geven richting aan de samenwerking. Je stelt vast waaraan je precies gaat werken met z’n allen. Het moet in de eerste plaats haalbaar zijn, maar ook ambitieus. Iedereen moet zich er voor zich aan willen verbinden. Dat gold altijd al, maar online is het nog belangrijker. Als je je collega’s alleen op een scherm ziet, moet de motivatie om ergens naartoe te willen werken van binnenuit komen. Ga eerst even terug naar jullie bestaansrecht, wat het is wat je tot stand wilt brengen en waarom dat belangrijk is. Als het vuurtje van de inspiratie is aangewakkerd, zet je je met meer passie in.

Wie doet wat?

Elke samenwerking is gebaat bij duidelijke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is. Zorg dus dat iedereen weet wat hij te doen heeft en wanneer iets gereed zou moeten zijn. Hou daarbij voor ogen dat de workload die je aan kunt, in deze tijd niet vanzelfsprekend dezelfde is als voorheen. Met kinderen thuis en een partner die de hele dag in overleg zit, is er niet veel tijd om geconcentreerd te werken. Het is dus belangrijk om realistisch te zijn in verwachtingen over en weer, en ook ten aanzien van jezelf! Dat bereik je het beste door te vertellen hoe je omgaat met je tijd en inspanningen en te checken hoe een ander dat doet.

Investeer in online effectiviteit

Er zijn voldoende online samenwerkingstools, zoals Slack, Asana, Zoom en Microsoft Teams. Maar hoe maak je daar nou goed gebruik van? Nog los van beveiligingsissues, is het goed je af te vragen hoe je een bepaalde toepassing optimaal kunt inrichten en inzetten. Dat wil zeggen, zodanig dat je overzicht hebt, dat je werkvoorraad zichtbaar is, dat je (team)planning compleet is en dat je weet waar je terecht ‘ja’ en ‘nee’ tegen kunt zeggen. Als iedereen binnen het team dezelfde uitgangspunten hanteert, weet je steeds  alles te vinden en weten jullie van elkaar waar je aan toe bent.

My way mag wat vaker een B-weggetje zijn

Hoe je te werk gaat is ingegeven door overtuigingen over hoe samenwerken het beste werkt, door (gebrek aan) ervaring met online samenwerken, door behoefte aan fysiek of in ieder geval face-to-face contact, door bioritme en door de specifieke thuis(werk)situatie. En dan heb je ook nog geheel eigen drijfveren, die vaak wat gefrustreerd worden in een online setting. De situatie is niet in een keer duidelijk, er is minder ‘natuurlijke’ gelegenheid voor iedereen om zijn zegje te doen, besluiten komen zonder lichaamstaal directiever over en alles moet zoveel mogelijk doorgaan zonder dat er zicht is op een ‘nieuw normaal’. Zoveel mensen, zoveel voorkeuren en dat leidt op afstand makkelijk tot onbegrip. Bemerk je bij jezelf dat je vragen hebt over wat iemand beweegt? Bel hem of haar eens op. Je hoeft alleen te luisteren naar wat iemand je vertelt en je niet te laten afleiden door wat je er wel of niet aan herkent of ‘logisch’ aan vindt. 

Vliegwiel van vertrouwen

Net zoals bij het invoeren van zelfsturende teams, lijkt bij het online samenwerken vooral het ontbreken van zichtbaarheid een gebrek aan vertrouwen in de hand te werken. Er is minder vrijheid in het bepalen van de aanpak, er wordt meer verantwoording gevraagd, er wordt meer gecontroleerd en meer gerekend of kosten en omzet nog in de pas lopen. Dit werkt contraproductief. Als thuis en werk lastig zijn te combineren, zul je het wel uit je hoofd laten om dat aan de grote klok te hangen. Als straks misschien bekeken moet worden van wie afscheid genomen wordt, wil je niet bovenaan de lijst staan. Gevolg is dat er meer verzwegen wordt, dat achterdocht groeit, angst en onzekerheid toenemen en er een vicieuze cirkel in gang gezet wordt. Het vraagt moed om die te doorbreken, maar het lucht op en zorgt voor een veilige basis voor anderen om hun kwetsbaarheid te laten zien. Zo zorg je er met een portie lef voor dat echte samenwerking tot stand kan komen, in plaats van ieder voor zich.

Eén bericht dichtbij

We helpen je graag op weg om nieuw te organiseren en verbondenheid op afstand te creëren. Denk bijvoorbeeld eens aan onze workshop Online Samenwerken. Voor informatie over deze workshop of andere vragen kon je altijd al met ons bellen, mailen of chatten en we zijn nu ook via whatsapp bereikbaar, op nummer (06)1380 5519.

Ga terug naar blogoverzicht

Beoordelingen

Royal Reesink

Ik ga bewuster om met het beoordelen en inplannen van nieuwe taken. Ik plan reëel en geef ook aan wanneer iets niet kan. Ik werk minder ad hoc.

Application Specialist

Leger des Heils

Vooral meer rust en overzicht en hele concrete handvatten waar ik snel resultaat mee kon boeken. Hele praktische en reële insteek waardoor verwachtingen klopten met resultaat.

Jeugdbeschermer

Arcadis Nederland B.V.

CiEP heeft me geleerd om in mijn werkzaamheden meer in het NU te staan en daar ook naar te handelen.

Operator GEO

PGGM N.V.

Door enthousiast te CiEPen krijg ik meer overzicht in mijn werk, wat de kwaliteit van mijn werk verhoogt en me een mate van rust geeft.

Corporate trainee

Antonie van Leeuwenhoek Ziekenhuis

Toen ik organisatorisch aan het verdrinken was in mijn eigen werk heeft CiEP mij handvatten gegeven om de regie terug te kunnen nemen.

Analist C

Dichterbij Gennep

Meer balans in energie tussen werk en thuis betere communicatie.

Secretaresse

Universiteit Utrecht

Ik heb meer grip op mijn taken en doelen, dat geeft rust in mijn eigen werk, maar ook in contacten met collega's.

Beleidsmedewerker

Gemeente Leeuwarden

Meer structuur en overzicht verkregen in mijn werkzaamheden en daarmee tijdwinst bereikt. Dit alles geeft een voldaan gevoel.

Casemanager BBZ/WIK

Nederlandse Publieke Omroep

Meer inzicht in je werk, minder stress.

Eerste redacteur

Dow Benelux B.V. Attn. Engineering Solutions

CiEP heeft mij geholpen om mijn werk beter georganiseerd en overzichtelijk uit te voeren.

PCE Engineer

Immigratie en Naturalisatiedienst

Bewust zijn en effectief handelen, effectieve structuur aanbrengen/ regie in het werk.

Administratief medewerker

Rabobank

Het geeft vele handvatten. Ik vind het een toffe benadering die goed bij mij aansluit.

Projectmedewerker

Hoge Raad der Nederlanden

Meer bewustwording van het uitvoeren van werkzaamheden, efficiënter werken en beter omgaan met ad-hoc situaties.

Medewerker dossierbehandeling civiel

Gemeente Utrecht

Door CiEP heb ik de puntjes op de i weten te zetten en zijn verbeterpunten zichtbaar geworden voor mij, collega's en het team.

Officemanager

Gemeente Dalfsen

De combinatie van ondersteuning in zowel een groep als persoonlijk met voldoende tijd om het geleerde ook daadwerkelijk te implementeren.

Beleidsmedewerker Maatschappelijke Ondersteuning

Nuac Accountants & adviseurs

Van grote stapels en schrikken van dingen die af hadden moeten zijn naar overzicht en rust.

Directeur

N.T.R.

Structuur in en rondom de computer aangebracht. Meer een team geworden. Meer de koe bij de horens gaan vatten.

Managementassistente

Gemeente Hardinxveld-Giessendam

CiEP heeft me handvatten gegeven om met mijn valkuilen om te gaan. Hierdoor werk ik efficiënter en effectiever, wat leidt tot ontspannen werken.

Beleidsmedewerker Sociaal Domein

Sint Maartenskliniek

Meer inzicht in waar ik mijn tijd aan besteed en hoe ik dat doe. Daarmee ook inzicht gekregen in waar ik iets aan kan veranderen, waar ik winst kan boeken om efficiënter met mijn tijd om te gaan.

Managementsecretaresse

Gemeente Medemblik

Ik was mezelf een beetje kwijtgeraakt en alleen al door het lezen van het CiEP boek werd ik weer enorm geïnspireerd en kreeg ik weer energie!

Senior medewerker Bestuurssecretariaat

Telenet

Perfect voor de 'chaos mens'!

Webmaster

Meld je aan voor onze nieuwsbrief