Tips voor goed plannen
1. Schuifruimte
Houd in agenda altijd ruimte vrij, zodat je flexibel kunt omspringen met iets onverwachts dat roet in je planning gooit. De mogelijkheid tot schuiven voorkomt stress. Let wel: met schuiven bedoelen we dat je net als met een schuifpuzzel gebruik maakt van de ruimte waarin je hebt voorzien. Dat is wat anders dan uitstel tot nader order.
2. Beperkte keuzes
Hoe meer er op je af komt, hoe minder helder is wat je in welke volgorde te doen hebt om je doel te bereiken. Beperk dus je keuzes. Niet dat we pleiten voor zwart/wit denken hoor, eerder voor het omgekeerde: Effectief kiezen is niet zozeer ‘in een keer juist kiezen’. Maar wel: jezelf steeds opnieuw de vraag stellen: Wat kan ik nú doen? Dat kan dus ook betekenen dat je gaandeweg bijstelt.
3. Zeg nee
Om je tijd aan je lange termijn doelen te kunnen besteden, zul je soms ‘nee’ moeten zeggen tegen collega’s of leidinggevenden die met een korte termijn verzoek komen. Dat is lastig, maar nee zeggen, is ook ja zeggen, namelijk tegen alle taken die je al had ingepland. Als je steeds weer extra werk aanneemt of iets voor een ander doet, negeer je je eigen prioriteiten en neem je een loopje met je resultaten en je voldoening. Hoe je dat doet, nee zeggen? Lees het hier.
4. Begin met belangrijk
Doe eerst de dingen die belangrijk zijn. Als jouw bioritme overeenkomt met dat van de meeste mensen, betekent dat dat je ze ’s ochtends doet, als je het scherpst bent. Denk niet dat je er later op de dag wel aan toe zult komen als je nu eerst met dat andere klusje begint. Vergeet ook niet om vaste tijdblokken in te plannen voor terugkerende werkzaamheden, zoals het verwerken van je e-mail. Afzonderlijk zijn ze niet allemaal even belangrijk, maar het is wel van belang dat je bij bent en voor de komende dagen inplant waar je je aandacht aan geeft.
5. De weg naar de deadline
Aan een planning zijn ook vaak deadlines verbonden. Een geplande datum waarop bepaalde werkzaamheden afgerond moeten zijn. Deze gestelde deadlines en tijdslimieten kunnen een behoorlijke impact hebben op je agenda. Benoem niet alleen de deadline, maar ook de weg ernaar toe. Pak je agenda erbij, bekijk wie wanneer eraan kan werken. Is de gestelde deadline realistisch en haalbaar?